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全面阅读
在开始制作标书之前，要对招标文件进行逐字逐句的研读。这包括招标公告、投标人须知、项目要求、评标办法以及合同条款等各个部分。例如，投标人须知部分会详细说明投标文件的格式、递交方式、截止日期、开标时间等关键信息；项目要求部分则明确了项目的具体范围、技术规格、质量标准等内容。
重点标注
在阅读过程中，将关键信息、强制性要求和重要的截止日期等用不同颜色的笔或荧光笔进行标注。比如，招标文件中规定 “投标文件必须采用 A4 纸张，双面打印”，这样的要求就要重点标记，以便在制作标书时严格遵守。
梳理要求清单
把所有的要求整理成一个清单，包括文件格式、内容结构、资质证明文件、技术规格响应、商务条款响应等各个方面。这可以帮助您在制作标书过程中有一个清晰的对照标准，避免遗漏重要要求。
构建框架
根据招标文件的内容结构要求，搭建标书的基本框架。通常包括封面、目录、投标函、法定代表人身份证明或授权委托书、商务部分、技术部分和报价部分等。确保每个部分都有对应的内容，并且顺序符合招标文件规定。
逐一对照
将标书框架中的每一个部分与要求清单进行比对。例如，在商务部分，对照清单检查是否包含了招标文件要求的所有企业资质证明，如营业执照、税务登记证、资质证书等；在技术部分，核实是否对所有技术规格和性能指标进行了响应。
文档格式
注意招标文件对投标文件格式的要求，如字体、字号、行距、页边距等。如果要求使用宋体小四号字、1.5 倍行距、上下左右页边距为 2.5 厘米，那么在制作标书时就必须严格按照此标准设置。
表格和图表格式
对于招标文件中要求提供的表格和图表，要确保格式一致。包括表格的表头样式、行列对齐方式、图表的类型（如柱状图、折线图等）、坐标轴标签等。例如，如果要求用 Excel 制作成本分析表格，就不能使用其他软件生成的不符合要求的表格。
文件装订和包装要求
关注文件的装订方式，是胶装、线装还是其他方式，以及装订的顺序。同时，注意包装要求，如是否需要密封、密封袋的材质和规格、密封处的盖章要求等。有的招标文件可能要求密封袋上注明项目名称、投标单位名称、投标日期等信息，这些细节都要严格执行。
商务响应
在商务部分，准确提供招标文件要求的所有资质文件，并确保其真实有效。对于商务条款，如付款方式、交货期、质保期等，要明确响应。例如，如果招标文件要求质保期为一年，投标文件中就应明确表示能够提供一年的质保服务。
技术响应
对技术规格和性能指标进行详细的逐条响应。可以采用对比表格的方式，将招标文件的技术要求列在一列，投标文件的响应内容列在另一列，清晰地展示是否满足要求。如果有技术偏离情况，要按照招标文件要求如实说明是正偏离（优于要求）还是负偏离（低于要求）。
报价响应
按照招标文件规定的报价方式进行报价，如总价法、综合单价法等。确保报价包含了所有要求的费用项目，并且计算准确。同时，注意报价的货币单位和价格有效期等细节。
明确分工
如果制作标书是一个团队协作的过程，要明确每个成员的职责。比如，商务人员负责商务部分，技术人员负责技术部分，报价人员负责报价部分。同时，规定好各部分的完成时间节点，确保整个标书制作进度有序进行。
及时沟通反馈
在制作过程中，团队成员之间要保持密切沟通。当发现某个要求不明确或者可能存在理解偏差时，要及时进行讨论，确保所有成员对要求的理解一致。例如，商务人员发现招标文件中关于某项资质的有效期规定不太明确，就应该及时与其他成员沟通，并向招标方询问清楚。
自我审核
在完成标书初稿后，制作人员要对自己负责的部分进行仔细审核，检查内容是否完整、格式是否正确、响应是否准确等。可以将自己制作的部分与要求清单再次对照，逐一检查各项要求是否都已满足。
交叉审核
安排团队成员之间进行交叉审核，不同成员从不同的角度检查标书内容。例如，技术人员审核商务部分时，可能会发现一些商务人员容易忽略的细节问题，如商务文件中的技术术语引用是否准确等。
最终校对
在提交标书之前，进行一次全面的校对，重点检查文字错误、排版问题、引用文件的准确性等。可以打印出纸质版标书进行校对，因为有时候在电子文档中不容易发现一些格式和排版问题。
