档案整理及数字化服务方案（328页）（2024年修订版）.docx

档案整理及数字化服务方案 目 录 第一章 项目背景及需求分析 12 第一节 项目背景 12 一、档案整理行业概况 12 二、档案数字化 15 三、档案整理行业现状 22 第二节 项目需求分析 29 一、项目概述分析 29 二、技术要求分析 31 四、报价要求分析 37 五、注意事项分析 38 第三节 项目的 重 难点分析及解决方案 39 一、 人员流动风险及解决方案 39 二、 设备风险及解决方案 41 三、 项目工期风险及解决方案 41 四、 项目管理风险及解决方案 42 五、 泄密风险及解决方案 43 第二章 项目整体服务方案 44 第一节 项目 实施工作计划 44 一、 项目总体工期计划安排表 44 二、 项目 各 个阶段工作安排 45 三、 详细项目工作计划及部署 47 四、 其它保障工期的相关配套措施 53 第二节 归档、整理、扫描实施方案 54 一、 项目实施总体思路 54 二、项目实施服务原则 55 三、 项目依据及参考标准 55 四、归档、整理、扫描操作流程 56 五、档案扫描 63 六、质量检查 66 七、装订装盒 70 八、总体检查 71 九、上架入库 73 十、最终验收 73 第三章 项目管理组织机构 74 第一节 项目服务组织及服务团队 74 一、项目管理结构 74 二、项目人员情况 77 三、人员配置原则 80 四、服务团队的组织及管理 82 五、信息反馈系统 87 六、激励系统 88 第二节 项目管理模式 89 一、有效的管理原则 89 二、五项管理步骤 91 三、建立和实施完善的管理服务体系 94 四、培育高素质的员工队伍 94 五、加强项目设备的管理 95 六、实行时效工作制 95 七、全天候服务 95 八、建立人性化的服务标识系统 95 九、加强员工培训 95 第三节 管理机构职能与人员职责 97 一、管理机构职责 98 二、人员岗位职责 104 第四节 人员管理及员工培训 116 一、项目管理人员设置原则 116 二、人性化的人员管理方案 117 三、人员服务质量的监控考核 117 四 、工作人员管理 119 五 、人员配置原则 129 六、员工培训计划 131 七 、员工的奖惩条例 145 第五节 项目拟投入的设施、设备 150 一、设施设备配套情况 150 二、设施、设备管理及维护 151 三 、设备维护制度 152 四 、设备设施例行保养制度 154 五 、设备一、二级保养制度 154 六 、设备设施报修、急修制度 155 第四章 项目管理规章制度 157 第一节 项目组织实施管理制度 157 一、工作区域管理 157 二、 实际操作管理 157 三、通讯及存储设备管理 157 四、工作日志管理 158 五、出入证使用管理 158 六、请销假制度管理 158 七、安全保密管理制度 159 八、 档案库房管理制度 159 九、档 案统计制度 161 十、 档案安全管理制度 161 十一、 档案交接管理 162 十二、 原档案保护措施 163 十三、 档案安全存放 163 十四、 操作安全管理 163 十五、 防火安全管理 163 第二节 项目人员管理规章制度 163 一、 日常行政管理制度 164 二、岗位责任制 164 三、巡回检查制度 165 四、档案追溯表制度 166 五、安全文明操作管理制度 166 第三节 项目验收管理规章制度 167 一、验收标准制度 167 二、验收实施步骤制度 169 第五章 项目实施方案 171 第一节 总体实施原则 与流程 171 一、实施原则 171 二、总体工作流程 173 第二节 数字化加工流程及主要技术方案 175 一、入库提卷、拆卷 175 二、标引著录 175 三、档案扫描 176 四 、 图像处理 178 五、 全文识别（OCR）及生成双层 FDF 、版式还原及格式转换 179 六、总质检 181 七、批量挂接 182 八、还卷及数据备份提交 182 第 三 节 历史档案扫描的工作流程方案 184 一、 分组实施方案 184 二、 总体流程 184 三、 实施流程 187 四、 主要环节实施标准 206 第 四 节 图像处理方案 208 一、 图像标准化处理 208 二、 特殊图像的处理 210 第 五 节 特殊纸张处理方案 211 第 六 节 图像数据挂接方案 213 第 七 节 档案编码方案 213 第八节 文件存储方案 214 第 九 节 数据备份方案 214 第六章 质量控制方案 217 第一节 服务质量控制技术方案 217 一、质量控制标准 217 二、质量控制目标 220 三、质量控制体系 220 四、质量控制措施 221 五、质量管理体系 222 六、质量管理制度 224 七、全程质量控制通过客观软件系统实现 225 八、 质量控制管理登记表格 240 第二节 过程与成果质量控制方案 243 一、扫描质量控制 243 二、 著录质量控制 244 三、 数据挂接质量控制 245 四、 档案加工软件对质量实行全流程监控 245 第三节 质量控制流程 及保障措施 250 一、质量控制流程 250 二、保障措施 251 第七章 项目安全保密 方案 254 第一节 项目安全保密性管理措施 254 一、 档案整理安全保密、规范性要求 254 二、 安全保密承诺函 255 三、项目安全保密方案总述 256 第二节 项目安全相关制度 260 一、 项目安全保密制度 260 二、 项目工作人员职责 261 三、 项目设备管理制度 262 四、 档案实物管理制度 263 第三节 现场安全管理 制度 264 一、 员工纪律准则 264 二、 考勤管理制度 265 三、 物品管理制度 266 四、 卫生管理制度 266 五、 休息管理制度 267 六、 操作管理制度 267 七、 档案保护制度 267 八、 档案保密制度 268 九、 岗位考核制度 268 第 四 节 保密管理方案 270 一、 保密管理原则 270 二、 组织机构与工作职责 270 三、 人员管理 273 四、 保密载体管理 274 五、 保密场所与设备管理 275 六、 保密项目管理 276 七、 泄密事件处理 277 八、 保密纪律 277 第 五 节 安全 保障措施 278 一、 培训保障措施 278 二、 人员保障措施 278 三、 产量保障措施 279 四、 质量保障措施 279 五、 设备保障措施 280 第 六 节 安全管理方案 280 一、 安全管理原则 280 二、 现场安全管理 283 三、 人员安全管理 283 四、 设备安全管理 284 五、 档案安全管理 284 六、 信息安全措施 284 七、 项目应急方案 285 八、 设备及数据安全管理 285 第八章 项目验收方案 287 第一节 档案数字化处理标准 288 一、纸质档案数字化处理标准 288 二、 照片档案数字化标准 290 三、声音档案数字化标准 291 四、影像档案数字化标准 291 五、实物档案数字化标准 292 六、 电子数据质量标准 293 第二节 数据检验、验收和备份 294 一、 数据检验 294 二、 验收审核 295 三、 验收登记 295 四、 数据备份 295 第三节 服务 规范要求 296 一、 档案整理 296 二、 档案扫描 296 三、 图像修正 298 四、文档命名 299 五、数据对接 300 六、数据校对 300 七、光盘刻录 300 八、档案还原 301 第四节 项目验收规范 301 一、验收方式 301 二、验收内容 302 三、 验收质量标准 304 第九章 售后服务方案 305 第一节 售后服务原则 306 一、以业务为中心的可行性原则 306 二、重在措施的可靠性原则 306 三、安全性及保密性原则 307 四、适应性原则 307 五、标准性原则 307 第二节 服务请求流程 308 一、报修服务流程 308 二、投诉流程 308 第三节 售后服务整体内容 309 一、 免费售后服务项目 309 二、专门的售后服务团队 310 三、售后服务方式 310 四、质保期及 响应时间安排 312 五、培训服务 312 第四节 售后服务体系 315 一、 售后服务的内容 315 二、 服务体系 316 三、 售后服务人员配备 317 四、 服务及质量保证措施 318 五、 巡检维护 318 六、 故障响应时间 319 七、 今后的技术支持 319 八、 提供本地化技术支持及售后服务 319 第十章 项目服务承诺 321 第一节 服务创新承诺 321 第二节 质量保障承诺 323 第三节 服务时效承诺 324 第四节 保密承诺 325 第五节 违约承诺 327 第一章 项目背景及需求分析 第一节 项目背景 一、档案整理行业概况 随着现代科学技术的不断发展和进步，档案工作的改革也日益加深。面对各种信息量越来越复杂庞大的今天，档案管理工作的改革显得尤为迫切。 （一）定义 档案整理是档案馆（室）对收集来的档案分门别类组成有序体系的一项业务，是档案管理中的一项基础工作。 （二）主要内容 档案整理包括：区分全宗、全宗内档案分类、案卷封面编目、案卷目录编制。 在档案馆内的档案整理、按其工作内容的范围大致可以分为三种类型： 1. 系统排列和编目在正规的工作条件下，档案室主要接受文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆只要接受机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接受的档案以及文件，在更大的范围之内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的加工等等。 2. 局部调整对于已经整理进入档案馆、档案室的档案，经过管理实践的检验或者是专门的质量检查，档案馆和档案室需要对于其中不符合要求的档案或文件进行一定的加工来提高质量；另外一个方面，某些档案材料由于保存的时间较长，其自身或者档案整理体系发生了变化，因此也必须对其进行整理。 3. 全过程的整理档案馆、档案室也有接受和征集一些零散的文件，有时馆藏的体系遭到了严重的破坏，这就必须对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、组卷、案卷排列、编定档案号、编制案卷目录、全宗档案的系统排放等。 （三）档案整理类型 档案整理主要有3种类型： 1.系统排列和编目 在正常条件下，档案室接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收各机关按照入馆要求整理移交的案卷。档案馆和档案室的整理任务，主要是检查案卷质量，制订馆（室）内分类排列方案，进行案卷和全宗的系统排列以及案卷目录的加工 2.局部调整 对已接收但不完全符合整理要求的案卷，进行必要的部分加工整理；对由于遭受损失、销毁与移出等各种原因致使整理体系发生重大变化的档案，进行新的系统化调整 3.全过程整理 对必须接收和征集的零散档案，进行包括整理工作全部内容的系统化和编目。 档案整理要求保持文件之间的历史联系，便于保管利用。文件之间的历史联系是指文件在产生和处理过程中形成的内部相互关系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面的联系。维护文件之间的历史联系有时可采用不同的方法，在优选时应以便于档案保管和利用为其最高要求，并使二者统一起来。 （四）整理过程 1.整理 按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 2.来源原则 把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。 3.档案实体分类 根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。 4.立档单位 构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。 5.全宗 一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。 6.联合全宗 由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。 7.汇集全宗 由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。 8.全宗群 由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体。 9.案卷 由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。 10.立卷 将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。 11.卷内备考表 卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。 12.档号 以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 二、档案数字化 档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。 档案信息一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索起来非常费时和繁琐，存储档案空间又大，维护起来也不方便。备份档案需要大量的人力物力，人工处理更不可靠。因此，传统档案管理转型数字化管理是一种趋势，顺应互联网潮流和时代发展的要求。 （一）定义 档案数字化是一种新型的档案信息管理模式，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用机算计系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。 档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描线性CCD技术、OCR技术、数字摄影技术 （ 录音、录像 ） 、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。 档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。 （二）优势 档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性： 1. 提高经济效益 过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。 2. 提高办公效率 数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为 “ 无墙界档案 ” ，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。 3. 增强档案原件保护 将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。 （三）内容 1. 档案数字化管理 数字化档案管理系统是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照档案业务工作流程，经过系统管理员的授权，单位内部领导和有关科室可以在各自办公室查阅档案，外来查档单位可以在阅档室通过电脑查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高工作效率，提升工作服务的水平和质量，实现档案由管理向信息研究与利用的质的转变。 2. 档案数字化采集 从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。 3. 档案数字化查阅 以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S （ 浏览器/服务器 ） 模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑 ： 可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。 （四） 作用 1.代替原件使用，有效延长原件的保存时间。 2.数字化副本分地保存。要长期或永久保存的重要档案，用数据备份的方法制成多份数字化副本的备份分地保存。 3.恢复档案材料模糊褪变的字迹。对字迹出现模糊扩散或褪变的档案，可经过计算机扫描等处理技术恢复模糊褪变字迹。 4.提高办公效率，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用，从而提高办公效率。 5.提高经济效益，数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅方便迅速，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。 实现档案数字化提高档案部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效的全面服务。 （五）主要法规和政策 序号 文件名 文号 颁布单位 颁布时间 主要涉及内容 1 《机关档案管理规定》 国家档案局令第13号 国家档案局 2018年10月11日 为了加强各级党和国家机关、人民团体档案工作，推进机关档案科学、规范管理，丰富国家档案资源，为各项工作提供有效服务。 2 《两部委关于印发扩大和升级信息消费三年行动计划（2018-2020年）的通知》 工信部联信软[2018]140号 工业和信息化部、国家发展改革委 2018年8月10日 信息技术服务能力提升行动：组织开展 “ 企业上云 ” 行动、提升信息技术服务研发应用水平、培育行业信息消费支撑服务、推动信息消费领域 “ 双创 ” 发展；信息消费环境优化行动：加强和改进行业监管、维护市场竞争秩序、加强个人信息保护、构建安全可靠的信息消费环境。 3 《工业和信息化部关于印发工业互联网APP培育工程实施方案（2018-2020年）的通知》 工信部信软[2018]79号 工业和信息化部 2018年5月11日 夯实工业技术软件化基础，推动工业APP向平台汇聚，加快工业APP应用创新，提升工业APP发展质量。 4 《软件和信息技术服务业发展规划（2016-2020年）》 工信部规[2016]425号 工业和信息化部 2017年1月17日 面向重点行业领域应用需求，进一步增强信息技术服务基础能力，提升 “ 互联网+ ” 综合集成应用水平。 5 《信息产业发展指南》 工信部联规[2016]453号 工业和信息化部、国家发展改革委 2017年1月16日 到2020年，具有国际竞争力、安全可控的信息产业生态体系基本建立，在全球价值链中的地位进一步提升。 6 《 “ 十三五 ” 国家战略性新兴产业发展规划》 国发[2016]67号 国务院 2016年11月29日 大力发展基础软件和高端信息技术服务。面向重点行业需求建立安全可靠的基础软件产品体系，支持开源社区发展，加强云计算、物联网、工业互联网、智能硬件等领域操作系统研发和应用，加快发展面向大数据应用的数据库系统和面向行业应用需求的中间件，支持发展面向网络协同优化的办公软件等通用软件。 7 《国家信息化发展战略纲要》 中办发[2016]48号 中共中央办公厅、国务院办公厅 2016年7月27日 到本世纪中叶，信息化全面支撑富强民主文明和谐的社会主义现代化国家建设，网络强国地位日益巩固，在引领全球信息化发展方面有更大作为。 8 《关于印发国家规划布局内重点软件和集成电路设计领域的通知》 发改高技[2016]1056 号 财政部、国家税务总局、国家发展改革委、工业和信息化部 2016年5月16日 明确重点软件领域有基础软件：操作系统、数据库、中间件；工业控制系统咨询设计、集成实施和运行维护等服务；云计算：大型公司有云IAAS、PAAS服务等。 9 《中华人民共和国国民经济和社会发展第十三个五年规划纲要》 - 全国人民代表大会 2016年3月17日 加快构建高速、移动、安全、泛在的新一代信息基础设施，推进信息网络技术广泛运用，形成万物互联、人机交互、天地一体的网络空间。 10 《促进大数据发展行动纲要》 国发[2015]50号 国务院 2015年8月31号 打造精准治理、多方协作的社会治理新模式；建立运行平稳、安全高效的经济运行新机制；构建以人为本、惠及全民的民生服务新体系。 11 《工业和信息化部关于做好计算机信息系统集成和信息系统工程监理市场监管工作的通知》 工信部软函[2015]137号 工业和信息化部 2015年4月21日 贯彻落实国务院深化行政体制改革、转变政府职能、减少行政审批项目的精神，做好计算机信息系统集成和信息系统工程监理市场监管工作。 12 《计算机软件保护条例》 中华人民共和国国务院令第632号 国务院 2013年1月30日 为了保护计算机软件著作权人的权益，调整计算机软件在开发、传播和使用中发生的利益关系，鼓励计算机软件的开发与应用，促进软件产业和国民经济信息化的发展。 13 《关于进一步鼓励软件产业和集成电路产业发展企业所得税政策的通知》 财税[2012]27号 财政部、国家税务总局 2012年4月20日 对于符合条件的软件企业给与所得税减免优惠。 14 《国务院关于印发进一步鼓励软件产业和集成电路产业发展若干政策的通知》 国发[2011]4号 国务院 2011年1月28日 继续完善激励措施，明确政策导向，优化产业发展环境，增强科技创新能力，提高产业发展质量和水平。 15 《国务院关于加快培育和发展战略性新兴产业的决定》 国发[2010]32号 国务院 2010年10月10日 明确培育和发展战略性新兴产业方向，突出重点。 三、档案整理行业现状 随着我国经济建设的高速发展，目前我国的档案管理情况也得到了较好的发展，档案管理现代化的普及情况较为乐观，目前已经具备了一定的水平。虽然我国的档案管理现代化得到了较好较快的发展，但是由于我国经济建设以及社会的发展速度较快，仍然有很多方面在进行档案管理现代化的过程中因为经验不足等问题出现一系列的问题，造成较大的隐患。 （一）档案管理的重要性 1.促进企业科研技术发展 企业的发展离不开先进科技的支撑，这就要求广大的企业职工在工作实践中要不断地进行先进技术的探索，利用现代化的科学技术为企业的发展服务。科技信息的收集管理，开发利用科技档案资源，将科研计划管理与档案管理相结合，挖掘科技档案中实用的科技信息，使之成为科研立项、实施以及科研成果投入生产的重要依据。充分利用科技档案，开发、推广和应用科研成果，加快新产品研究的进度，通过对企业新产品研究成果的学术交流，逐步推进企业的科研技术水平。 2.促进企业生产效率提高 人事档案是企业档案管理的组成部分，专业性很强，也是评价和衡量企业员工工作效率的重要依据。作为人才信息缩影的人事档案，是各类人才在社会实践活动中形成的原始记录，是人才在德、能、勤、绩等方面的综合反映。人事档案资料信息的利用率高、时间性、实用率强，必须在短时间内做好收集、整理、登记、分类、贮存和档案的利用等工作，利用好人事档案，有助于企业根据人才的不同特点，合理的使用人才，把员工在工作中形成的信息资料进行全面系统的收集和分析，及时准确的向企业决策者提供有价值的人事信息。为企业领导加强企业管理，进一步总结提高企业管理水平提供可靠依据，在提高企业生产效率方面起到至关重要的作用。 3.促进企业生产设备管理 生产设备管理直接关系到企业效益，完善的企业生产设备档案为企业全面、准确地了解设备购置使用情况提供了可靠的技术凭证，也为设备的正常运转提供了保障。设备档案在大型仪器的引进和维护中能起到不可低估的作用。充分利用设备档案考查，了解设备使用频率及使用寿命，为购置新的生产设备提供及时、准确的信息，避免生产资源浪费，是提高企业生产效益的重要途径。 （二） 档案管理现状及存在的问题 1.对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要 “ 守好摊 ” ，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。 2.各类别档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得各类档案交接工作前后脱节，出现档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。 3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致档案的不完整。 4.档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对各类别档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是档案管理人员基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。 5.档案管理人员对各类档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致档案材料不全或缺失