大会执办服务投标方案（350页）（2024年修订版）.docx

大会执办服务投标方案 目 录 第一章 项目概况及需求 11 第一节 项目概况 11 第二节 项目 服务 需求 11 一、 时间地点 11 二、 会务服务内容 12 三、 会务服务要求 13 四、XX（会务主题） 展示服务 要求 17 第三节 项目服务标准 21 第四节 项目重难点及应对措施 22 一、会务工作中的重点 22 二、会务工作中的难点 23 三、会务工作重难点的应对措施 24 第二章 项目管理机构及人员配置 29 第一节 人员配备管理 29 一、人员配备的含义及配备原则 29 二、对管理人员的要求 31 三、管理人员考评的内容 32 四、管理人员考评方法 33 五、本项目人员配备计划 34 第二节 项目组织机构 35 一、组织架构图 36 二、部门职能 36 第三节 大会服务人员岗位职责 38 一、项目经理岗位职责 38 二、工程服务人员岗位职责 39 三、安保人员岗位职责 42 四、会议服务人员岗位职责 46 五、维修人员岗位职责 48 六、摄像人员岗位职责 51 第四节 员工培训 51 一、培训概况 51 二、培训宗旨 52 三、培训的目的及要求 52 四、培训计划 53 五、员工培训操作流程 56 六、培训内容 62 第五节 人力资源管理 84 一、进行有前瞻性的人力资源规划 85 二、考核录用标准 86 三、培训与开发 87 四、绩效管理 89 五、薪酬与福利 90 六、建立和谐的员工关系 91 第六节 员工管理规定 93 一、本制度适用范围 93 二、公司员工守则 94 三、人员的管理机制 95 四、人员管理规定 96 五、劳动安全与劳动保护 110 六、工伤事故管理制度 111 七、保密制度 112 第 三 章 设备投入及管理方案 114 第一节 拟投入大会设备物资 114 一、办公设备 114 二、影音设备 114 三、办公文具 115 第二节 会务设备维修维护与管理 116 一、 设备维护原则 116 二 、 设备 日常保养标准 118 三、 设备维护定检的方法 120 四、设备管理措施 122 第三节 设备巡检服务方案 124 一、定期巡检方案 124 二、日常巡检制度 133 第四章 大会策划及组织 方案 136 第一节 大会 策划方案 136 一、会议流程 136 二、需求确认 136 三、会务策划 142 四、会前准备 146 五、会中服务 147 六、会后整理 147 第二节 大会具体筹备程序 148 一、信息沟通 148 二、 会议通知的撰写 149 三、 大会筹备内容 150 四、 大会现场执行 152 五、会后跟进 153 第三节 会场服务操作流程 154 一、铺台服务 154 二、物品摆放 157 三、迎宾领位 159 四、茶水服务 160 五 、会务工作流程 162 第 四 节 会务服务标准 165 一、岗位职责 165 二、仪容仪表、礼节礼貌标准 166 三、工作标准 168 第 五 章 大会落实与保障方案 171 第一节 大会宣传方案 171 一、宣传宗旨 171 二、宣传要求 171 三、宣传方案 172 第二节 重要嘉宾邀请方案 174 一、重要嘉宾邀请目标 174 二、重要嘉宾邀请渠道 174 三、重要嘉宾邀请准备 176 四、重点嘉宾管理 176 第 三 节 领导及重要嘉宾接待方案 177 一、接待原则 177 二、工作分组 177 三、工作职责 181 四、工作要求 182 五、服务亮点 182 六、领导、嘉宾报到 184 七、 住宿 186 八、餐饮安排 187 九、车辆接送 187 第 四 节 各类语言服务、志愿者组织方案 188 一、目标与意义 188 二、工作时间 188 三、工作地点 188 四、基本原则 189 五、服务内容 189 六、 志愿者 管理表格 189 第五节 现场消防工作方案与实施保障 192 一、大会安全联络 192 二、安全工作人员数量、任务及识别标志 192 第 六 节 会议秩序维护服务方案 195 一、会议人员进出管理原则 195 二、会议人员进出管理办法 195 三、会议人员进出管理流程 196 四、安全保护整体服务方案 200 第七节 大会服务质量承诺 201 一、服务承诺 201 二、管理服务分项标准 203 第 六 章 大会饮食 保障方案 207 第一节 大会饮食流程安排 207 一、日期和时间安排 207 二、 场地的准备 207 三、宴会的形式 210 四、宴会的菜单和酒水 210 五、宴会的人数 210 六、宴会的程序和演出 211 七、宴会的结算 211 八、茶歇 212 九、其他安排 212 第二节 疫情防控期间大会就餐管理 213 一、工作人员健康筛查及管理 213 二 、设施设备清洗消毒及环境清扫 213 三 、食品原料采购 214 五 、食品加工 215 六 、分餐错位进行就餐 216 七、 餐后的消毒保洁 216 第三节 大会餐饮服务食品安全保障工作方案 217 一、指导思想 217 二、制定依据 217 三、适用范围 218 四、工作目的 218 五、工作任务 218 六、工作原则 218 七、组织机构 219 八、工作职责 219 九、监督方式 219 十、工作程序 220 十一、食品安全要求 223 十二、应急处置 229 第 七 章 大会安保服务方案 231 第一节 保安配置方案 231 一、组织机构及岗位设置 231 二、人员配备 232 三、岗位职责 232 四、人员素质要求 237 第二节 安全防范管理 238 一、总体工作要求 238 二、保安内部管理 239 三、门卫安保工作管理 244 四、车辆停放管理 252 第 八 章 大会保洁服务方案 260 第一节 保洁人员配置方案 260 一、人员配备 260 二、岗位职责 260 三、着装要求 261 四、员工素质要求 261 五、保洁人员管理制度 263 第二节 保洁 工作程序及标准 264 一、 公共洗手间的清洁 264 二、会场 外围公共区域清洁 266 三、会场 公共场所清洁 267 第三节 会场保洁管理方案 268 一、管理要求 268 二、管理目标 269 三、管理措施 269 四、加强内部培训 272 五、具体工作要求 273 第四节 保洁服务的保障 276 一、完善的培训体系 276 二、员工培训组织体系 276 三、人性化管理方案 277 第 九 章 疫情防控服务方案 278 第一节 总体服务方案 278 一、防控总方案 278 二、防控总要求 278 三、参会人员管理 279 四、会场管理 280 第二节 传染病疫情事件的预防和防控措施 281 一、传染病疫情事件预防 281 二、防控措施 283 三、酒店会场卫生防疫工作 284 第三节 明确防控具体要求 285 一、建立个人健康申报制度 285 二、场所入口应设立体温检测点 285 三、酒店会场应当加强通风换气 285 四、应确保会场内洗手设施运行正常 286 五、酒店会场预防措施 286 六、用餐形式 286 七、日常操作要求 286 第四节 疫情防控实操 287 一、清洁消杀要求 287 二、酒店会场防控措施 287 三、人员防控措施 288 四、其他保障措施 289 五 、成立现场疫情应急防范小组 289 第五节 消毒物品准备 290 第 十 章 应急预案 294 第一节 大会应急工作方案 294 一、总则 294 二、活动应急协调中心及办公室 295 三、应急响应 296 四、后期处置 297 五、应急处置保障 298 六、责任追究 299 第二节 新冠疫情防控应急预案 300 一、目的 300 二、会前防控措施 300 三、大会期间防控措施 301 第 三 节 突发因素发生时采取的应急措施 305 一、火灾应急预案及现场处置方案 306 二、食物中毒应急预案 312 三、有毒气体中毒应急预案 321 四、电梯困人应急预案 326 五、突发停电应急处理预案 330 六、触漏电事故应急预案 336 七、滋事扰乱的应急预案 344 第一章 项目概况及需求 第一节 项目概况 20XX年XX大会将于20XX年XX月X日－XX日在XX省XX市举办。本次大会主题是“XXXX”（根据招标项目拟定），由XX市人民政府、XX省经济和信息化厅等具体承办。大会包括开幕式、主论坛、多场平行分论坛、XX展示发布、显示之夜、项目签约等活动。 第二节 项目 服务 需求 一、 时间地点 1. 论坛： X 场主论坛+ XX 场分论坛 进场筹备时间： 20XX年X 月 XX 日 2. 开幕式 时间： 20XX年X月XX日 地点： XX酒店（XX省XX市XX区XX路XX号） 3. 主论坛 举办时间： 20XX年X 月 X 日 －20XX年X 月 XX 日 会议地点： XX酒店（XX省XX市XX区XX路XX号） 4.XX 场主题论坛 举办时间： 20XX年X月XX日 会议地点： XX酒店（XX省XX市XX区XX路XX号） 5. 其他平行活动：项目对接、新品发布等 举办时间： 20XX年X月X日－XX 日 会议地点： XX酒店（XX省XX市XX区XX路XX号） 二、 会务服务内容 会务服务工作主要涵括如下方面（包括但不限于）： 1. 大会策划及组织； 2. 组织各媒体进行会前、会中、会后的广泛宣传； 3. 领导和嘉宾的邀请、接待、住宿、餐饮及交通等； 4. 大会主视角设计，及其他大会材料、物料设计，如会议指南、会议小册子、会刊等设计制作，策划营造落实会场氛围； 5. 大会宣传片制作； 6. 全程摄影摄像，并在大会结束后移交采购人； 7. 提供大会活动会场及搭建服务，提供满足视频播放的屏幕、音响等相应设施设备； 8. 云直播开幕式、主论坛、 XX 场分论坛；云签约：通过云资源，实现异地同时项目签约。 9. 设计、制作、发放参会贵宾证、嘉宾证、代表证、工作人员证、记者证、车辆通行证、餐券等各类票证，设计、制作资料袋； 10. 会场现场统筹管理服务； 11. 配置、维护现场办公设备（含手提电脑、台式电脑、打印机、常用文具等）； 12. 设计、布置贵宾接待室； 13. 大会饮食、卫生及医疗保障工作； 14. 大会安全保障； 15. 安排工作人员提供全程会务保障服务 16. 其他保障大会需求的事项。 三、 会务服务要求 序号 服务项目 具体服务内容及要求 1 领导嘉宾的邀请、接待、住宿、餐饮和交通等全程服务 （1）重要嘉宾邀请两院院士不少于XX名，国际专家（因疫情影响，可采取视频录播的形式）不少XX名，国内专家不少于XX名； （2）需预定不少于XX间夜客房，标准按现行有关规定执行； （3）日期X月XX日，一般两晚三天，少量会提前或延后入住；早上9：00从住宿酒店前往会场，中午13：30、晚上17：00由会场返回酒店； （4）重要嘉宾进行“一对一”接待； （5）餐饮：含早餐，并提供会务工作用餐。 2 设计制作会议指南、参会证书、贵宾手册、参展手册等会议材料 （1）会议指南：尺寸约为XX×XXXmm，XXP，封面XX克铜版纸，内页XX克亚光纸。 （2）不少于XX份； （3）会刊材料须由采购人审核后方能印制。 3 大会宣传片制作 制作大会宣传片，展现国内外显示技术及产业的发展历程和未来趋势，体现行业大融合、产业大变革、国际大合作的特色，突出大产业、大背景、大视野、大未来的新格局，展示我国 XX（会务主题） 的强大实力，宣传XX 省 和XX 市XX（会务主题） 发展成就。时长X-XX分钟左右，超高清视频显示。 4 全程摄影摄像、速记 摄像团队人员至少XX人，XX名摄影。XX名速记。具体要求如下： （1）摄影摄像：每位活动嘉宾正面、全景、部分景可用照片； （2）速记：速记人员需通过国家有关速记考试及持有国家认可的相关速记资格证； （3）一组云摄影。 5 专项活动 （1）负责协调场地、嘉宾邀请、会议排期、会场搭建、氛围营造、宣传及会务组织工作； （2）提供签到报到服务、提供文具使用；每个活动会议室门口配置水牌； （3）提供投影仪、麦克风、饮水机等。 6 云上大会 （1）通过大会官网进行云直播开幕式、主论坛、 XX 场分论坛； （2）云签约：通过云资源，实现异地同时项目签约，开幕式主会场展示。 7 设计、制作各类票证、车辆通行证 设计如嘉宾证、贵宾证、工作人员证、媒体证、车辆通行证、餐券等。 8 大会现场报到 （1）安排报到流程、与布展公司做好对接工作； （2）配备足够数量的工作人员负责签到工作，提供与签到相关的文具、设施、设备。 9 会场统筹管理服务 （1）提供现场临时办公室及相关办公设备；相关管理服务与布展公司做好对接工作； （2）会议前后半个月建立工作人员、参展单位、专项活动负责人等微信服务群。 10 配置现场办公设备 展会全过程中，提供包括但不限于手提电脑、台式电脑、打印机、日常文具等办公所需设备，并负责设备的维护和管理。数量应达到满足展会需求。 11 贵宾接待服务 按实际情况需要提供，包括但不限于显示屏（场地允许）、嘉宾沙发、会议台、工作人员、文具、麦克风、热毛巾等。 12 大会饮食卫生安全及医疗保障 （1）按国家有关规定标准执行；提供不少于XX名医务人员； （2）按具体需要提供饮食卫生安全及医疗保障工作人员的食宿。 13 工作人员管理服务 （会议期间） （1）提供工作人员对大会全程会务进行保障服务，需在展会全程提供日常会务服务、应急支援服务等； （2）工作人员管理包括培训、工作安排、用餐等全面管理服务； （3）大会负责就餐人数约XX人次，餐费按XX市会议标准； （4）会议期间为工作人员免费安排工作用车若干。 1 4 参会企业住宿指引 为参会企业嘉宾提供酒店入住指引，住宿相关费用由参会企业承担： （ 1） 数量：约 XX 间 （ 夜 ） ； （ 2） 日期： X月X日 － XX日 左右 （ 3） 餐饮：含早餐，可提供会务用餐服务； （ 4） 其他：会务公司仅建议参会企业入住，是否入住由参会企业自行决定，但会务公司要把建议入住的酒店的联系人、联系电话、方位地图、住房价格等告知参会企业。 1 5 大会运营基础建设 大会官方网站搭建 － 云会议展览报名入口，大会主视觉、官方微信、报名系统设计、建设、维护及应用。 1 6 大会宣传推广 （ 1） 新闻预热稿撰写并发布 、 H5以及倒计时海报策划、设计、制作，活动行平台，媒体硬广告等宣传推广等，新闻发布会举办； （ 2） 组织媒体大会现场宣传； （ 3） 大会专访、专题报道，内容采编制作。 1 7 会议期间车辆要求 （1） 贵宾接待用车要求：供应商提供接送服务商务车不少于 XX 部（车辆档次不低于“别克”，车况良好，车厢整洁，专车专用）。车辆使用年限不高于 XX 年，配备驾龄不低于 XX 年的司机。 （2） 采购人 XX 小时前提出用车需求，成交供应商应当按采购人的要求响应，按时提供服务用车需要； （3） 车辆中途出现坏车情况，必须在半小时内响应并到达现场更换用车。如遇贵宾、嘉宾因赶赴机场乘机等原因急需用车，可允许采购人自行采用其他交通工具，所需一切费用由供应商负责。 （4） 用车过程因交通事故造成贵宾、嘉宾伤亡的，由供应商负担贵宾、嘉宾等人员医疗等相关费用。 以上车辆交由 20XX年XX大会 组委会办公室会前检查核实车况并调度使用，安全由供应商负责。 18 设计、制作资料袋 采用主办单位进行设计、制作资料袋。资料袋材质要求为彩色纸袋。制作数量暂定为 XX 个。 19 成本分析报告 撰写、提交本次 20XX年XX大会执办服务 的成本说明及成本分析报告。 20 活动总结报告 撰写、提交 20XX年XX大会 活动总结报告及摄影摄像、速记、验收报告等资料 四、XX（会务主题） 展示服务 要求 （一） XX（会务主题） 展示服务内容 展示服务工作包括主要如下方面（包括但不限于）： 1. 展示整体策划、展位规划、展区划分落实并实施； 2. 展示企业分类规划、客户收集、整理、深度挖掘、展位分期招展及落实；展位图整体规划、配合展位招展情况不断修改、调整、成图； 3. 针对招展情况做展前、展中、展后对展商全方位服务对接工作 ； 4. 组织线上、线下、报纸、新媒体等多种传播手段，在展前、展中、展后对展会及参展厂商做全媒体、全方位广泛宣传及报道； 5. 会刊、参观指南、展示邀请函、资料袋等印刷品的设计及制作； 6. 利用线上线下媒体及合作单位等渠道设计、制作多种宣传资料，通过直邮、快递、链接等形式发送； 7. 重要领导及嘉宾邀请、接待、住宿、餐饮及交通安排等； 8. 配合主办单位做好领导专场的组织、接待及管理； 9. 参展商现场接待； 10. 观众邀请的组织接待、现场管理； 11. XX（会务主题） 展搭建、现场组织、运营管理等； 12. XX（会务主题） 展现场摄影摄像； 13. 配合主办单位负责 XX（会务主题） 展的安全保卫、公安消防等工作； 14. XX（会务主题） 展期间餐饮、卫生等； 15. 其他相关保障所需事项。 （二）XX（会务主题） 展服务具体内容及要求 序号 服务项目 具体服务内容及要求 1 展示招展工作 招展面积 XX平方米 ，按照具体可使用面积及符合消防安全保障的基础进行规划。邀请 XX（会务主题） 链上、中、下游国内外顶尖企业参展，并规划新型 XX（会务主题） 综合展区、企业展区、互动展区。 2 展商服务工作 （ 1） 展前、展中、展后，针对参展商服务。展位规划、招展、展位确认、展商宣传、展位搭建管理、展览展示物料征集及确认、现场组织接待管理、展后报告及回访等； （ 2） 展商用餐、交通等指导、安排等。 3 展示宣传 （1） 通过 XX大会 官方微信，定时推送 XX（会务主题） 展及企业宣传文章，扩大展会影响力； （2） 借助主办单位、支持单位等各合作媒体及渠道，通过网站链接、邀请会员单位参观参展、公众号推广等多种手段宣传 XX（会务主题） 展； （3） 借助主办单位、协办单位等政府渠道宣传 XX（会务主题） 展，扩大影响力。 4 观众邀请 （1） 通过联络各学协会及联盟，动员会员单位参观； （2） 向已有数据库发送参观邀请函； （3） 通过官网、官微后台登录观众发送邀请函； （4） 通过外呼系统招揽目标观众到场参观； （5） 邀请 XX 及 XX 周边省市高校、科研院所参观； （6） 其他补充渠道邀请观众。 5 展示现场运营及管理 （1） 与主办单位、 XX 市人民政府、会议酒店积极配合，做好展区的公安消防、保安管理、消电检等项工作； （2） 配合厂商、主场搭建做好 XX（会务主题） 展水电气、运输、仓储等项工作，保证展示顺利落地，实施； （3） 做好 XX（会务主题） 展现场观众组织接待工作，保证参观现场秩序井然有序。 6 领导专场及重要嘉宾接待 配合主办单位主办，做好领导专场及嘉宾专场接待工作。 7 全程摄影摄像 配备专业摄影摄像团队人员至少 XX 人， XX 名摄影， XX 名摄像。具体要求如下： （1） 摄影：每家参展商展位正面、侧面及参观场景照片；现场新产品新技术展区每场活动拍照； （2） 摄像：领导参观、主要活动、主要 场景 摄像； （3） 一组云摄影。 8 展示现场接待 （1） 参展商报到； （2） 预登录观众、现场观众接待及组织管理； （3） 各省市组团观众现场接待； （4） 重要领导及嘉宾现场接待。 9 会务 （1） 重要领导及嘉宾、组团单位用车接送及接待服务； （2） 参展商、服务人员用餐、用车服务管理； （3） 各种证件、资料的发放与管理； （4） 接待会议听众参观展会的管理； （5） 展示各模块的会务衔接组织及管理。 1 0 现场统筹管理服务 与酒店、参展单位等做好对接工作，落实展示组、搭建组、现场组、安保组、宣传组各项细节工作并落实现场实施。 1 1 配置现场办公设备 （1） XX（会务主题） 展全过程中，提供包括但不限于手提电脑、台式电脑、打印机、日常文具等办公所需设备，并负责设备的维护和管理； （2） 数量应达到满足展会需求。 1 2 贵宾及嘉宾接待服务 （1） 根据组委会要求落实领导专场、各省市经信部门、高校等专场的组织管理及接待工作； （2） 包括线路安排、厂商联络、后勤保障等。 1 3 展示安保、现场餐饮 （1） 做好公安、消防等各项工作； （2） 按照酒店要求安排好工作人员、参展厂商（展商自付）现场用餐，保证食品安全，卫生。 1 4 工作人员管理服务 （会议期间） （1） 提供工作人员对大会全程会务进行保障服务，需在展示全程提供日常会务服务、应急支援服务等； （2） 工作人员管理包括培训、工作安排、用餐等全面管理服务。 15 成本分析报告 撰写、提交本次 20XX年XX大会XX（会务主题） 展服务成本说明及成本分析报告。 16 展会总结报告 撰写、提交 20XX年XX大会XX（会务主题） 展总结报告及摄影摄像、验收报告等资料。 第三节 项目服务标准 提供服务执行标准、质量控制标准及使用设备材料的要求 ： 1. 成交供应商应了解全国乃至全球 XX（会务主题） 发展趋势，掌握 XX（会务主题） 情况和相关政策，具有较高的行业国际视野、技术实力、政策理解水平、资源整合能力，保证满足本次大会组织需要。 2. 成交供应商应有健全的质量管理制度，有可靠的质量保障措施，服务执行标准必须严格遵照现行国家、地方和行业相关服务规范要求（如有）。 3. 本项目要求成交供应商设计制作的各类票证、印刷品须选用优质的材料制作，设计精致、美观，符合本次 20XX年XX大会 主题。如果质量不符合要求和有关规定，采购人要求停工和返工时，成交供应商须立即执行，并承担由此产生的各种费用，工期不予顺延（ 20XX年XX大会 开始前制作完成）。 4. 成交供应商投入本项目使用的设备、材料必须质量可靠、性能稳定，符合本次项目要求，家具类产品必须符合国家环保标准，且设备、材料要求从正规渠道取得。如因成交供应商使用了不符合要求的设备或劣质产品而导致的质量问题、安全问题，由成交供应商承担损失。 第四节 项目重难点及应对措施 一、会务工作中的重点 目前，各个行业中，会议会务是经常都能见到的事情，就算这样，想让每场会议都能顺利来进行的话，会务服务人员的工作是很重要的。 （一）会前的接待工作 对于服务人员需要知道会议的类型，对于参加会议的人员需有一个基本的了解，尤其对基本情况的了解。唯有如此，才能把会议接待工作给做好，以满足企业对会议的各个需求。 （二）签到工作 会议服务中会前签到作用它可是会务服务中，很重要的一环，对这项工作，根本就不是单纯地统计一下人数就行，实际上是需要依据签到情况，好来安排人员的住宿问题。 （三）会场布置注意事项 一般的由会务服务完成的会议服务，都是比较大型的会议活动，对于这样的会议活动场所的布置，首先要有通向会场的路标，人员比较充足的情况下，可以有专人引领，如果能够做到导引的服务，就说明是一次非常正规的大型的会议了。有的会议在会议现场还要对出席的人数做好统计，因此上这时候有时还需要进行签到，但是这时候签到的地点一定要比较明显。 （四）会场资料的准备 对于正规的会场，会务服务人员首先要准备好相关的会议的资料，而对于笔记本和比这样的物品，也是现如今会场必备的东西，而且这样的物品要及时的发放到参会者的手中。 二、会务工作中的难点 （一）会议工作的专业性强 会议服务是非常专业的工作，要求会议服务工作人员拥有丰富的会议活动承办经验，更主要的还需要有沟通和服务意识。会议服务的工作重点侧重于沟通和服务、会议资源整合、会议危机管理上，首先沟通和服务，这一点是所有活动的基础，对于会议服务工作来说可能要求会更高些，并且这种沟通和服务不仅仅只面对客户，有时还需要面对会议的第三方，例如场地方、餐饮方等。 会议服务人员必须与客户进行充分沟通，了解客户需求和意愿，以客户的需求为导向去策划和组织会议活动，同时需要与会议的第三方进行充分沟通，让会议的第三方提供的会议资源满足于客户的需求，如有违背客户意愿的，能够提前预见并且与客户沟通。 第二点是会议资源的整合，会议所涉及的资源有很多，会议场地、餐饮、住宿、交通车辆等等，作为优秀的会议服务公司必须对于有丰富的资源并且能够进行有效整合而为之所用，有时候第三方会议资源的整合和沟通会与会议或会议主办方的要求不一致，这时候就需要会议服务公司进行专业的沟通和协调处理，总之会议服务公司必须能充分利用优势资源而为会议所用，这也是会议工作中的重点和难点之一。 第三点是会议危机管理上，这一点跟所有的公关活动情况是一致的，公关活动中的危机管理尤其重点，因为会议服务公司所承办的会议很有可能是有一大批重磅级领导、媒体嘉宾等朋友，所有的环节都必须确保能够顺利完成。 （二）会议服务突发事件 一次成功的会议需要周密的策划和精心的准备，以及优质的服务。但是，无论会务人员多么精心的为会议做前期策划和准备工作，意外还是很有可能会发生。这就要求会议服务者有强烈的应对突发事件的意识和处理突发事件的能力。如何处理突发事件，制定好应急预案，做好应对各类状况发生的准备是会议服务中的难点。 三、会务工作重难点的应对措施 （一）提前谋划，精心制定会议方案 会议方案是会议组织安排的总纲，我们在制定会议方案时，注意以下几个方面： 一是周密细致、程序规范。会议方案要紧紧围绕大会总体的工作目标任务，明确会议日程安排及各项议程之间内在的逻辑关系，合理安排会议议程，使各场次会议能顺利衔接，避免出现死角和盲区。方案一般应包括会议名称、时间地点、出席人员、会议任务、议程、工作组设置及文件起草工作、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作等内容。 二是加强沟通，统筹协调。一方面，要加强对上的沟通请示工作。大型会议规格高、影响大、议题重要。为使会议效果达到有关要求，在组织筹备会议的过程中，我们将加强与本公司领导和上级领导的沟通请示工作。另一方面，要加强横向的沟通衔接工作。大型会议的顺利开展，是会务组织部门与文件起草、组织人事、宣传报道、后勤服务、安全保卫等部门密切配合、相互协作的结果，因此在会议筹备期间，我们将加强与上述部门的横向沟通衔接工作，合理调整工作进度，加强配合，共同推进筹备工作全面有序进行。 三是细化分工、倒排工序。我们会逐项细化分解任务、确定职责分工，使各部门明确会议每个阶段、每个环节的职责和分工，避免出现推诿扯皮的现象。我们会采取倒排工序方式对承担的工作任务进行合理安排，进一步细化方案的工作分工、时间节点，夯实岗位职责，使各公司能依据倒排时间表，认真对照检查，确保按时完成，实现无缝对接。 （二）把握细节，认真做好会前演练 一是对会议细节进行逐项演练。会前要对每场大会的每项任务和分工进行逐项推演，对可能出现的情况和问题提早研究解决办法，在此基础上制定详细的分工明细表