档案电子化服务投标方案（技术标164页）（2024年修订版）.docx

档案电子化服务投标方案 目录 第一章 项目服务设想 12 第一节 项目服务计划 12 第一条 技术准备工作 12 第二条 现场准备工作 12 第三条 进场计划 17 第四条 项目服务计划 17 第二节 项目服务流程 18 第一条 交接上架 19 第二条 档案拆装整理 19 第三条 条目补录 20 第四条 图像处理 21 第五条 存储格式 21 第六条 图像文件命名 21 第七条 数据检查 21 第八条 数据挂接 22 第九条 装订还原 22 第十条 数据存储与备份 22 第十一条 目标实现 23 第三节 项目服务工作标准 23 第一条 加工标准 23 第二条 档案数字化标准 24 第三条 保密工作标准 26 第四条 数据验收标准 27 第五条 数据备份及挂接标准 29 第四节 项目安全管理 29 第一条 安全管理原则 29 第二条 现场安全管理 31 第三条 人员保密安全管理 32 第四条 设备安全管理 34 第五条 档案安全管理 35 第六条 信息安全措施管理 36 第二章 项目组织机构及人员管理 37 第一节 项目组织机构 37 第一条 组织机构图 37 第二条 人员岗位职责 37 第二节 人员配置原则 39 第一条 经济效益原则 39 第二条 任人唯贤原则 40 第三条 因事择人原则 40 第四条 量才使用原则 40 第五条 程序化、规范化原则 40 第六条 因材起用原则 41 第七条 用人所长原则 41 第八条 动态平衡原则 42 第三节 项目管理措施 42 第一条 目标的落实措施 42 第二条 制度化管理措施 43 第三条 质量管理措施 43 第四条 进度管理措施 43 第五条 安全、文明施工及环境保护管理措施 44 第四节 人员管理方案 44 第一条 目的 44 第二条 准则 45 第三条 雇佣 45 第四条 管理体制 46 第五条 招聘 46 第六条 录用 46 第七条 人员异动 47 第八条 绩效管理 47 第九条 薪酬管理制度 48 第十条 升迁机制 48 第十一条 培训 49 第十二条 权利和义务 49 第三章 项目管理制度 50 第一节 员工工作纪律及考核制度 50 第一条 目的 50 第二条 工作纪律与规范 51 第三条 管理办法 52 第四条 违纪处理办法 53 第二节 物品管理制度 54 第三节 卫生管理制度 54 第四节 休息管理制度 54 第五节 操作管理制度 55 第六节 档案保护管理制度 56 第七节 人员安全管理制度 56 第八节 档案加工现场日常管理制度 58 第九节 档案加工现场安全防火制度 59 第四章 项目服务方案 61 第一节 档案出入库服务 61 第一条 档案出入库 61 第二条 人员清点登记 62 第三条 借卷登记 64 第四条 档案出入库 65 第五条 档案拆装整理 65 第六条 档案前处理方案 67 第二节 档案著录服务方案 69 第一条 档案著录的完整性 69 第二条 档案著录的科学性 70 第三条 档案著录的合理性 70 第三节 档案扫描服务 73 第一条 确定扫描的档案 73 第二条 扫描档案登记表 73 第三条 目录数据建立 74 第四条 扫描设备准备 74 第五条 扫描设备登记表 75 第六条 扫描 75 第七条 图像优化 75 第八条 图像数据存储与备份 77 第四节 电子档案网络备份服务 78 第一条 数据备份策略 78 第二条 数据备份方案 79 第五节 档案数据抽检服务规范 84 第一条 数据抽检 84 第二条 验收指标 84 第六节 数据挂接方案 85 第一条 数据挂接方案 85 第二条 数据挂接标准 86 第三条 数据挂接方法 87 第七节 档案数据电子化装订装盒 87 第一条 装订装盒流程 87 第二条 装订装盒重点 89 第三条 装订装盒的要求 90 第八节 档案电子化技术要求 94 第一条 档案电子化格式技术要求 94 第二条 档案内容电子化技术要求 94 第三条 纸质档案文件拆分要求 95 第四条 纸质档案文件装订要求 95 第五条 纸质档案文件扫描要求 95 第六条 纸质档案文件修图要求 96 第七条 纸质档案文件分件要求 96 第八条 纸质档案文件录入要求 96 第九节 建立视频监控系统服务 97 第一条 系统组成 97 第二条 系统功能 97 第十节 自检体系方案 99 第一条 数字化成果数据的交接 99 第二条 数字化成果数据的导入 100 第三条 电子图像的全面属性质检 100 第四条 图像的可读性进行检测 101 第五条 图像的分辨率检测 102 第六条 图像的空白页检测 103 第七条 图像文件格式检测 105 第八条 图像倾斜度的检测 106 第九条 图像文件内容的检测 108 第十条 图像缺漏页的检测 112 第十一条 图像匹配度的检测 114 第十二条 图像幅面的统计 115 第十三条 目录数据的全面属性检测 117 第十四条 重复记录检测 117 第十五条 非日期型记录检测 117 第十六条 非数值型记录检测 118 第十七条 字段内容长度检测 119 第十八条 关键字段检测 119 第十九条 关键字检测 120 第十一节 服务开单管理 120 第一条 服务派单管理 121 第二条 服务质量跟踪回访 121 第五章 项目保密管理 122 第一节 保密管理人员管理 122 第一条 保密管理人员应具备条件 122 第二条 保密工作领导小组组长的职责 122 第三条 保密工作领导小组副组长职责 123 第四条 财务部保密负责人职责 123 第五条 行政部保密负责人职责 124 第六条 客户服务部保密负责人职责 125 第七条 商务部保密负责人职责 125 第八条 技术部保密负责人职责 126 第九条 保密管理办公室主任的职责 126 第十条 保密管理员的职责 127 第十一条 设备管理员的职责 128 第二节 保密教育与培训 129 第一条 保密教育培训要求 129 第二条 保密培训对象 130 第三条 涉密人员保密教育 130 第四条 违纪教育 132 第五条 涉密人员管理 132 第六条 涉密人员离职/离岗管理 135 第七条 涉密人员考核与奖惩 136 第三节 涉密载体管理 137 第一条 管理要求 137 第二条 涉密载体的制作 138 第三条 涉密载体的收发与传递 139 第四条 涉密载体的借阅管理 140 第五条 涉密载体的复印 141 第六条 涉密载体的保存管理 141 第七条 涉密载体的清查、清退管理 142 第八条 涉密载体的销毁管理 142 第九条 涉密档案保密管理 143 第十条 涉密宣传报告管理 144 第十一条 处罚 145 第四节 对项目实施保密安全方案 146 第六章 项目质量保障 147 第一节 质量保证、服务承诺书 147 第二节 质量控制方案 149 第一条 实体档案检查验收 149 第二条 数字化成果检查验收 149 第三节 质量保障计划 150 第一条 加工人员岗前培训、定期培训 150 第二条 设置环节组长及质检小组 151 第四节 质量保障方案 151 第一条 作业质量预控 151 第二条 作业人员质量控制 153 第三条 作业设备质量控制 153 第五节 质量保障措施 154 第一条 软件全程管理、监控 154 第二条 文档和报表贯穿项目 154 第三条 提供性能优良的加工设备及定期维护 155 第四条 质量例会制度 155 第五条 质量记录及要求 155 第六条 过程检验批质量验收 156 第七章 售后服务方案 157 第一节 售后服务体系 157 第一条 售后服务流程 157 第二条 技术支持内容 158 第三条 售后服务机构及人员 159 第二节 售后服务承诺 159 第三节 对采购方的培训 159 第一条 系统维护培训 159 第二条 操作人员培训 160 第三条 档案数字化处理培训 160 第四条 数据备份及迁移培训 161 第八章 应急预案 162 第一节 项目进度应急方案 162 第一条 人员流动的应急措施 162 第二条 进度应急预案 162 第三条 项目过程问题沟通应急预案 163 第二节 项目整体应急预案 163 第一条 返工处理措施应急预案 163 第二条 档案遗漏的应急措施 163 第三条 档案破损的应急措施 163 第四条 设备故障应急措施 164 第五条 突发灾难应急措施 164 项目服务设想 项目服务计划 技术准备工作 1.具体实施方案沟通确认： 本项目一旦确定由我公司中标，签订项目合同后，立即组织有关项目管理人员认真与业主方进行最终确认质量标准的细节、进度计划确认、形成双方签字确认的项目建设实施方案。 2.挂接测试 经过与采购方的技术沟通，我公司将先期完成小批量数字化成果，进行挂接测试，确认无误后，开始正式批量加工。确保实现档案数据的统一管理、智能检索、可视化分析和专题应用功能，同时为档案管理相关部门和公众提供共享服务。 现场准备工作 1.场地布局设计(根据实际场地情况调整) (1)根据作业现场情况，与采购方协商场地安排与布置，搭建部署档案整理数字化加工系统。 (2)组织设备、计算机、材料、加工作业人员进入现场。 (3)对作业人员各项项目制度、质量标准、安全、保密意识教育和岗前培训。 2.项目配备设备规格表 序号 设备名称 品牌型号 标准配置 数量 1 档案数字化 加工软件 XX综合档案加 工软件 能满足本加工 项目的技术要 求，具有扫描、 图像处理、格 式批量转换等 功能。能够对 档案信息进行 自动核对，保 证顺序与实体 档案流水页码 一一对应，能 够根据各项基 本信息对完成 扫描但尚未完 成目录的档案 进行查询，能 够与采购方档 案管理系统成 功对接，将数 据迁移到采购 方系统中。 1套 2 台式电脑 DELLOptiPlex9 020 C P U 为 酷 睿 i7-4790,3.6G Hz,内存8G,硬 盘1T,7200转， 独立显卡，1G, 预装W764位系 统，LED宽屏 21.5英寸 10-12台 6 服务器 浪 潮 英 信 NP3020M3 英特尔至强 E3-1200V2的 CPU,CPU频率 为3.3GHz,CPU 核心为四核， 八线程，内存 16GB ,8块 500GBSATA硬 盘，可制作 RAID模式，进 行数据备份保 护。 1台 7 移动硬盘 希捷 1T 5块 8 刻录设备 DVD刻录机、DVD 光盘 先锋刻录机， DVD-R光盘 光盘按 实际情 况提供 9 200万高清 宽动态网络 枪式摄像机 三星SNB-6004P 支 持 1920*1080分 辨 率 , 60fps@1,920X ,1080全高清 显示；全实时 宽动态，动态 范 围 达 到 100dB;智能视 频分析，自动 人脸检测，音 频检测；简易 聚焦，智能编 码，多码流； 内 置 SD/SDHC/SDXC 记忆卡槽。 4只 备注：我公司提供项目实施过程中工作人员、配套软硬件及所需耗材，提供的电脑等，确保其性能完好，且设备只作为本项目专用，不将设备挪作他用或随意把不属于本项目的资料带进工作场所操作。 进场计划 合同签订之日起，我方前期派驻工作人员进驻，对加工 现场进行设备部署、网络环境的搭建、监控设备的部署调试，以及公司各项管理制度、流程图表的张贴，协调开工前的各类事项，并协调采购方做好进场前准备后，安排前期实施员 工进场。 员工进场规划：项目前期阶段入场员工，主要工作内容如下： 1.制作每个环节的样品数据，由采购方最终签订成品数据合格书后，确认档案数字化加工的实施方案及验收标准，之后进行档案进行数字化的批量加工。 2.为后期入场工作人员准备宿舍、做好岗位员工培训准备。 样品合格，采购方确认实施方案及验收标准后，开始档案数字化的批量加工，进入日常流程，开始项目计划产量的实施。 项目服务计划 1.本次项目工期要求签订合同按期2个月内完工，按照招标文件计划在签订合同后保质保量地完成档案数字化加工任务。 2.本次数字化加工项目周期时间内，遇到外部环境的变化、突发事件的发生，这些都会对进度产生影响，要求计划有快速的调整和应对。因此，我们在实施过程中要求项目组，将月度计划分解成周计划，并且对进度计划按月度进行评估、设定阈值，一旦实际进度落后计划进度的85%,我们将启动调整策略，评估落后的原因，采取增加人员、设备等措 施来弥补落后的进度。 3.本次项目加工人员及设备投入众多，用户需提供完备的生产场地，我司需对加工场地进行合理有效的设计及安排。 4.项目组制定的每周工作量计划在现场的公告栏内公布，让项目组所有成员清晰地知道项目计划，提高每个人的紧迫感。 5.我们还将每周的工作报表提交用户方，让用户方清楚地了解我们的进度情况。 项目服务流程 按照招标文件的要求和我公司数字化加工经验，XX专门配置的生产加工流程，力求做到扫描效率高、图像扫描清晰、数据不丢失、档案不凌乱、不损坏恢复原样、安全。其加工流程大致如下(流程图供参考，具体看详细步骤): 交接上架 严格按照库房管理规定办理出入库手续，我公司指定专人按照与采购方共同制订的计划分批次对需要进行数字化加工的档案及资料进行调档，指定专人一起做好档案及资料的清点交接工作，并做好移交记录。 档案拆装整理 我公司在扫描之前，对纸质档案进行目录、编号、题目的检查，拆除装订，确定扫描范围，对于破损严重、无法直接扫描的档案，注明并采用单面托裱或双面丝网加固处理； 严重褶皱影响扫描质量的档案，先进行压平或低于50℃熨平 等相应处理后再进行扫描。填写纸质档案数字化流程单。 条目补录 按照采购方提供的《数字化条目录入要求》,采用人工方式对档案目录数据进行著录。我公司将做到在录入数据的同时做好校对工作，对目录建库成果进行自检，自检合格后提交采购方审核、验收，同时填写验收登记表。 1.声像档案音视频数据采集： 我公司使用档案原有的播放设备对录音录像带播放出来的声音、画面进行录制采集，将模拟信号转化为数字信号，然后压缩编码成为数字文件。 2.元数据捕获 我公司在档案数字化过程中，捕获必要的元数据，用以记录全文数据生成环境、数字化各类技术参数等信息。元数据均存入数据库。 3.档案数字化扫描 扫描操作人员特别注意对档案实体的保护，根据整理好的档案质量，纸张质地、厚薄程度、幅面大小选择相应规格的扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理，扫描后根据采购方规定的文件格式保存。 图像处理 对需要处理的图像，采用我公司档案数字化加工系统中的图像处理功能进行批量自动或人工方式加工处理，包括图像的精细处理(旋转、纠偏、去污、去黑边、裁边、色彩调整、图像拼接、图像修复等) 存储格式 我公司对所有扫描的档案形成的图像文件采用JPEG或JPEG2000彩色格式存储，压缩率不低于75%。另外转换一套双层PDF格式的图像文件，PDF中的A4幅面单个图像大小控制在1M以内。 图像文件命名 图像文件的命名与档案实体及目录数据一一对应，并按照档号规则命名，确保唯一性。其上层可按照类别、年度等分层次建立文件夹，分目录存放、管理。 数据检查 在档案数字化过程中，我公司对目录数据、元数据和数字化文件进行人工逐项、逐件、逐页的自检和互检，正确率要求达到100%。采购人采用计算机自动校对与人工抽查相结合的方式，分阶段、分批次进行复查，自动校对比例为100%,人工抽查比例不低于5%,对复查发现的错误和问题及时予以解决，不合格率大于2%的(不合格率=抽检不合格数÷抽检总数×100%),该批次数据或图像文件全部返工。 数据挂接 数据通过质检后，我公司采用相关软件对目录数据与元数据、数字化文件进行挂接，以实现目录数据、元数据和对应数字化文件的关联。逐条对挂接结果进行检查，包括对应的准确性、已挂接数字化文件与实际数字化数量的一致性、数字化文件是否能正常打开等，发现错误及时纠正。 装订还原 我公司对完成数字化并通过质检的档案，及时整理清点、恢复原状，对照出库时填写的档案出入库交接单进行检查核对，确认无遗漏后办理移交入库手续。对拆除装订物的纸质档案，按档案管理要求重新装订，保持卷内文件排列顺序不变。 数据存储与备份 我公司对验收合格的目录数据与元数据、数字化文件及时进行存储及备份，采用大容量硬盘和蓝光光盘各存储三份。备份数据进行检验。备份数据检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。 数据备份后在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。标签内注明备份载体编号、载体类型、套别、密级、保管期限、文件数量、文件内容、制作人员、制作时间、内容索引、档案保管单位、数据备份单位、数据备份标准、阅读备份数据所需要的硬件环境、软件环境、转储更新日期等。 目标实现 对扫描后的图像文件进行格式转换、OCR识别后与案件级目录挂接，导入档案信息管理系统，实现快速无误检索。 项目服务工作标准 加工标准 1.确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。 2.严格遵守并达到国家标准。 3.保证档案扫描图像与原件一致，整洁、清晰，竣工图扫描需要去折痕。做好档案资料原件、复印件鉴别相关工作。 4.成果要求：扫描分辨率300dpi以上；颜色：彩色；格式：文字材料采用PDF格式保存，图纸采用JPEG格式保存。 5.档案数字化过程中确保扫描图像卷内目录100%挂接正确，并将正确的数据导入现有档案数据库中。 6.档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。档案装订应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。如目录有修改情况或原来是手写目录的重新打印目录装订。 7.扫描人员严格遵守档案管理的相关规定及档案部门的相关制度，认真做好扫描档案的保密和保护工作。 8.我公司应自觉遵守XX市城市建设档案馆管理规章。 9.工作人员：在我公司有一年以上档案扫描工作经历(以社保缴费依据为准),要有很高的纪律性和自觉性；中途不得随意更换工作人员，如需更换应征得招标单位同意(特殊情况除外)。 10.设备：我公司提供本次项目的电脑和扫描仪并确保性能完好，且设备只能作为本项目专用，不得将设备挪作他用或随意把不属本项目的资料带进工作场所进行操作。我公司有安排专业人员进行设备维护，数字化加工过程中的耗材由我公司提供。 档案数字化标准 1.档案数字化加工包括：前期检查、整理、排序、数据校录、扫描、制作、质检、目录的核对、目录打印、完善、档案装订、数据挂接、备份等。 2.扫描要求 (1)对同一档案编号的文件及其附件进行合并，生成一个PDF文件，图纸采用单个JPEG按照图纸内容命名，不乱序，不混档，文件以档案编号进行命名，与目录进行挂接； (2)扫描精度要求扫描后的图像清晰、不失真、完整、 不影响图像的利用效果，图像缩放100%; (3)对扫描的图片进行加工裁剪、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息； (4)电子图片的倾斜度不得超出1度，不允许有折叠 或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。 3.其他要求 (1)档案目录核对、完善：由于原始档案条目信息存在内容不全(卷内条目信息没有)、错误、遗漏等不规范的情况，要求对已有的卷内目录按要求进行核对、修正，确保准确，确保档号与题名的完整。 (2)纸质档案的整理要求：扫描前，对档案进行拆卷并整理，对不平整的档案进行平整，对错误的问题进行修正(如错码、漏码等)。扫描结束，须把档案恢复装订后按序上架，档案的页码不得出现错页、漏页、页次颠倒等现象，装订要符合国家相关装订标准。 (3)纸张状况较差，过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式，不得损坏纸质档案。 (4)要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配；档案号命名符合规范；图片命名及组成符合招标单位档案管理要求。 (5)我公司保证档案内容与档案载体的安全，档案不得丢失、泄密、损坏，提交相应电子数据的备份。 (6)电子档案以及纸质档案的制作整理要求以及验收标准符合国家纸质档案数字化技术规范。 (7)数据挂接：将完成好并转化为PDF、JPEG格式的电子档案数据进行核对。通过每一份图像文件按招标单位要求进行存储与档案目录数据库中该份文件的档案编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目 录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。做到目录与电子档案数据一一对应，对应率达到100%正确；数据挂接时，要求做到：a有错误的需要改正；b重复的数据要删除；c缺 失的信息需要补录。 保密工作标准 1.我公司在合同中进行责任约定(保密安全协议另签);我公司在工作期间必须遵守XX市城市建设档案馆的相关保密制度。 2.档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属XX市城市建设档案馆，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交。 3.工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容。 4.各种档案文件，不得丢失、泄密、损坏。 5.参与项目实施的人员不得有违法犯罪的记录，不得采用临时聘用人员。 6.移动存储介质的使用必须通过招标单位同意。 数据验收标准 1.数据抽检 (1)以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。 (2)一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。 2.验收指标 目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。 (1)档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1%。 (2)扫描图像：漏扫率≤0.2%0。 (3)图像质量：图像质量情况完好率99%。 (4)格式封装：图像文件的命名差错率≤1%。 (5)目录核对、完善：以案卷(文件)为单位，关键字段(题名、责任者、日期、保管期限、页数等)正确率100%,其余字段录入错误率≤5%。 (6)条目与图像挂接：挂接正确率100%。 (7)档案原始材料：100%不缺失。 3.验收审核(甲方：招标单位；乙方：中标单位) (1)甲方对乙方数据分批进行验收。数据验收以抽检方式进行。乙方提交验收的数据不论涉及验收标准哪一条，不合格的，全部发回乙方全面自检，在退回自检期间，甲方将不再向乙方提供加工的档案。 (2)甲方在验收中检出的错误，乙方及时、无偿予以纠正并再提交甲方验收。 (3)全部档案验收“通过“的结论，必须经分管领导 审核、签字后方有效。 (4)如全部档案完成后不能通过验收的，视为乙方违约。 (5)数据验收合格后，乙方须刻录DVD光盘一式三份提交给甲方。 数据备份及挂接标准 1.备份范围：经验收合格的完整数据应及时进行备份。 2.备份方式：为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份。 3.数据检验：备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。 4.备份标签：数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。 5.要求数字化的档案能准确地与XX市城市建设档案馆档案管理系统衔接，保证系统提出的档案数据的准确性。 项目安全管理 安全管理原则 数字化加工现场安全管理措施是一个复杂的系统工程， 内部管理规章和技术性的安全措施是相辅相成的，在对技术 性措施进行设计的同时，必须考虑安全管理措施。尤为重要的是相关的规章制度不是仅流于书面形式，而是要在日常管理中真正落到实处。因此，公司在建立各种流程制度的同时，还将定期、不定期地组织公司级的项目巡检，以督促检查制度的执行情况，对各安全隐患作出整改处理意见。对于项目现场安全责任制度，公司将每项制度分配到每个项目组负责 人，并由负责人进行安全管理制度的监督及实施情况，确保 项目的安全性得到保障。 序 号 安全管理制度 负责人 备 注 1 人员安全管理 项目经理 2 人员备案表 安全保密人员 3 非工作人员出入保密要害部 位登记表 安全保密人员 4 外来人员进入保密要害部委 审批表 安全保密人员 5 设备安全管理 技术负责人 6 计算机信息系统台账、办公自 动化设备台账 技术负责人、安全保 密人员 7 计算机、设备、介质变更审批 表 技术负责人、安全保 密人员 8 计算机、设备、介质维修审批 表 技术负责人、安全保 密人员 9 计算机、设备、介质报废审批 技术负责人、安全保 表 密人员 10 计算机口令变更记录 技术负责人、安全保 密人员 11 计算机USB端口存储使用记 录表 技术负责人、安全保 密人员 12 计算机病毒查杀及病毒库升 级记录 技术负责人、安全保 密人员 13 数据安全管理 项目经理、安全保密 人员 14 档案实体安全管理 项目经理、安全保密 人员 15 监控管理登记表 项目经理 16 现场日记管理 项目经理 现场安全管理 1.认真核查加工现场出入人员身份，严禁无关人员进入数字化加工场所。 在指定的加工场地进行工作，加工人员应遵守客户单位的规章管理制度及档案数字化操作规范，防止损毁档案。 2.不得将档案资料带离加工场地，不得私自存储任何资料数据。 3.严格档案交接制度，每个环节责任明确，分工到人，做到档案不丢失、不损坏、不受潮、不污染。 4.不得将易燃、易爆及危险物品带入工作区域，严禁在 工作区内抽烟。 5.爱护机器设备，严格按照操作规程办事，加强计算机病毒的防范工作。 6.确保档案数字化加工过程中人员的人身健康和安全。 人员保密安全管理 凡涉及国家秘密的工作岗位均为涉密岗位，该岗位工作的人员即为涉密人员。 1.所有涉密人员在国家保密局进行备案，并每年接受审核。 2.参与涉密项目的所有人员在当地保密局进行备案，接受当地审核。 3.所有人员必须签署员工保密协议与项目保密协议。 4.对涉密人员进行动态管理，员工调入调出涉密岗位必须进行详细记录。 5.员工离职、离岗前，要将所保管的涉密计算机、涉密存储介质等全部清退，办理移交手续。还应签订保密承诺书，并将其去向等信息记录备案。 6.对员工离职、离岗实行脱密期管理。脱密期根据涉密程度确定，核心涉密人员脱密期限为2至3年，重要涉密人员脱密期限为1至2年，一般涉密人员脱密期限为6个月至1年。 7.实行全员保密教育和保密知识系统培训，确保国家和公司秘密不被泄露。 8.保密现场经理分管保密工作。应派专人或兼管负责存管保密材料。 9.员工因公或因私出国(境)应详细记录所携带