会务服务投标方案（技术标_209页）（2024年修订版）.docx

会务服务投标方案 目录 第一章 (需求理解) 5 第一节 (对服务需求理解及分析) 5 第二节 (服务目标) 7 第三节 (工作计划方案) 7 第四节 (我公司以认真负责的工作态度，严谨细致、优质高效地完成会务工作并根据项目特点进行服务承诺函) 9 第五节 (拟实施团队人员配备充足承诺函) 11 第六节 (服务团队岗位配置及岗位职责) 12 第七节 (加急工作能力) 16 第一条 (全年 24 小时服务承诺函) 16 第二条 (加急情况下的进度保障) 17 第三条 (规范合规的全国范围内的应急服务能力) 19 第二章 (服务方案) 22 第一节 (整体服务思路) 22 第二节 (标准化服务流) 23 第一条 (策划标准流程图(SOP)) 23 第二条 (策划方案落实) 27 第三条 (实施方案甘特图) 33 第四条 (会议筹备每日例会制度) 34 第三节 (项目实施方案) 36 第一条 (场地设计能力) 36 第二条 (会场布置安排方案) 44 第三条 (有参展商参与的会展管理(含助展服务)) 49 第四条 (现场技术服务) 56 第五条 (设备租赁方案) 59 第六条 (论文征稿及规范管理) 73 第七条 (电子签到系统) 73 第八条 (电子壁报系统) 74 第九条 (宣传推广方案) 77 第四节 (质量控制方案) 101 第一条 (员工业务能力培训) 101 第二条 (服务人员稳定性管理) 103 第三条 (AB 岗制度) 106 第四条 (我公司提供的行业合作资源质量) 108 第五条 (嘉宾接待服务质量保障方案) 114 第六条 (各项管理规章制度一览表) 121 第五节 (工作机制) 145 第三章 (项目保障及应急方案) 148 第一节 (住宿酒店受不可控因素占用后的重大变更预案) 151 第二节 (现场人数较少或激增问题应急处理) 152 第一条 (目标客群调研) 152 第二条 (客户定向邀约) 153 第三条 (报名信息采集) 153 第四条 (管理报名信息，把握客群质量) 154 第五条 (善用通知提醒，保证活动到场率) 155 第六条 (现场人流疏导管理) 155 第三节 (治安保卫应急处置预案) 156 第四节 (会场消防应急疏散预案) 165 第五节 (会场防踩踏措施及应急预案) 168 第六节 (现场客户投诉处理流程) 169 第七节 (重要嘉宾、主讲人高铁或飞机延误应急预案) 170 第四章 (保密措施) 171 第一节 (保密措施) 172 第二节 (涉密人员管理措施) 175 第三节 (保密工作考核与奖惩) 178 第四节 (泄密事件处理) 178 第五节 (服务人员保密教育培训) 179 第六节 (保密规定) 183 第七节 (保密制度及对策措施) 184 第五章 (售后服务) 191 第一节 (特色服务和增值产品服务) 191 第一条 (节能环保素材高循环使用，能够实现快速搭建和拆解) 191 第二条 (我公司可提供国际会议的笔译和口译服务) 195 第三条 (线上直播学术会议(网络直播)) 204 第四条 ("五个一"特色企业文化) 205 (需求理解) (对服务需求理解及分析) 一、以小见大，做好细节化服务 1、我们始终以会议接待流程化、标准化、规范化、制度化为切入点，树立“细节决定成败”的理念，从细处着手、小处着力，用心用力用情做好每一项任务、每一个环节、每一个细节，真正于细微之处见精神，在细节之间显水平。 2、对会议场所、汇报材料、观摩现场、饮食住宿、摆放餐席卡、制作接待手册等关键要素，都认真研究细节，全程模拟演练，选择最佳方案，及时弥补可能存在的疏忽和纰漏。 3、牢牢把握“事前、事中、事后”三个环节，事前周密制定接待方案、统筹协调各方、督促细节落实，事中热情细致周到、规范简化礼仪、全程跟踪服务，事后及时查找不足、总结经验做法、改进接待工作。 二、凸显特色，突出本土化服务 根据**市或其他活动举办地市的实际情况，形成具有本地特色的接待文化。我们在接待工作中，充分了解客人的习惯、喜好和特点，提前做好各种准备，根据不同的客人来安排不同特色和规格的接待，提供细致入微的人性化服务，让客人在不同的地域能饱览到不同的风情，既给来宾留下难忘的印象，又有效降低了接待成本。 三、重视宾客，注重个性化服务 每一次接待任务，都要注重研究接待对象，准确掌握客户意图，了解客户的生活习惯，进行认真梳理筛选，深人透彻研究。每一次接待活动，都要以实现客户目的和自我公关期望为原则，认真制定接待方案，从迎来到送往，每一个环节都符合客户身份和意图，针对不同接待对象，制定相应的接待方案，尽可能满足客户不同需求，努力提供个性化、人性化、亲情化服务，使接待工作尽可能多点人性需求，多一点人情关怀，多一点人文氛围。 四、整体联动，提供高效化服务 会议接待是一项系统工程，协作性是其基本特点。在重大活动的接待服务保障中，我们充分整合接待资源，形成了统一指挥、上下贯通、左右协调的接待工作运行体系。从最初的任务领受、总体方案拟定、细化方案的审定，再到协调、检查、落实，确保工作科学统筹、配置高效、协调有力。 (服务目标) (工作计划方案) 本项目会务活动主题多、每个主题的举办场次多、会务举办形式多，针对以上时间紧、任务重的情况，我公司具备独特的应对优势。我公司按照项目指定周期和采购方需求，分解任务，制定详细的、切实可行的进度计划。 一、明确策划活动总体工作任务 会务服务策划方案要紧紧围绕会务主题的核心目标任务，明确活动日程安排及各项活动之间内在的逻辑关系，按照有关规定和程序合理安排活动流程，使整体的策划安排周密细致、程序规范，避免出现死角和盲区。因此，每次策划组织前，我单位将与贵方确认以下策划活动要素： 1、形式要素：活动名称、规格和规模、时间、地点、各方组织机构； 2、内容要素：活动主题和议题、目的、任务； 3、程序要素：准备、进行、结束、后续活动效果总结的落实； 4、财务要素：活动经费、设备、服务设施。 二、统筹协调加强沟通 统筹协调一方面，要加强对上的沟通请示工作。为使会务服务效果达到要求，在组织策划的过程中，必须加强与我单位内部和贵单位的沟通请示工作。另一方面，要加强横向的沟通衔接工作。大型策划活动的顺利开展，是策划活动组织部门与文件起草、组织人事、宣传报道、后勤服务等部门密切配合、相互协作的结果，因此在策划活动筹备期间，必须加强与上述部门的横向沟通衔接工作，合理调整工作进度，加强配合，共同推进筹备工作全面有序进行。 三、细化分工、倒排工序 逐项细化分解任务、确定职责分工，使各部门明确策划活动每个阶段、每个环节的职责和分工，避免出现推诿扯皮的现象。要采取倒排工序方式对承担的工作任务进行合理安排，进一步细化方案的工作分工、时间节点，夯实岗位职责，使各单位能依据倒排时间表，认真对照检查，确保按时完成，实现无缝对接。 (我公司以认真负责的工作态度，严谨细致、优质高效地完成会务工作并根据项目特点进行服务承诺函) 致： 我公司以认真负责的工作态度，严谨细致、优质高效地完成会务工作并根据项目特点进行服务。 通常把会议的组织、安排以及各种事务性服务工作统称为会务工作。会务工作是会议过程中多种事务性、辅助性工作的总和，其根本任务是为参与会议的全体人员特别是领带提供全面服务，使整个会议活动必可缺少的一部分，其质量好坏和效率高低直接影响会议是否达到预期目的。 1、会务工作的特点 1.1政治性。这是会议的内容所决定的。其内容具有政治性，会议必然具有政治性。会议的政治性主要表现在开会的时机、会议的形式和会议的内容。所以，会务工作也要讲政治性。 1.2服务性。会务工作是随着开会的需要应运而生的，它的一切活动，都是给参与会议的所有人员提供良好的环境和方便条件，做好各项服务工作，保证会议顺利进行，达到会议预期目的。 1.3事务性。组织会务的各个环节多有较强的事务性，繁杂而琐碎然而，正是通过这些事务性工作，保证了会议按照预先的安排顺利进行。有时一个很小的事务性工作未做好，也可能影响整个会议活动的进程。 1.4综合性。参加会议的人员来自各个单位的各个部门，有时会议的内容涉及的也比较广泛。做好会务工作，要能够从全局出发观察和思考问题，具有高度综合的能力。 1.5保密性。无论国家机关还是各类组织，许多重要事情都要通过会议讨论后作出决定，所以会议的内容就不可避免的涉及到各种机密。因而，许多会议的内容都有很强的机密性，保守会议秘密理所当然的成为会议的一个主要特点。 1.6时间性。会议活动本身具有很强的时间性，作为与会者要遵守时间，按时参加会议，作为会务人员更应有高度的时间观念，绝不能出现诸如与会者已经到齐但会场还没有布置好，或记录人员还未到等现象。 2、会务工作的原则 2.1细致周密的原则。要根据会议的内容、特点和领导要求，认真细致地做好各项会议准备工作，严密协调地组织好各项会议服务，使会议善始善终，达到预期目的和效果。不同级别、种类的会议，会务工作的重点不同。例如：大型的露天集会的工作的重点是队伍的入场、散场的科学调度以及安全保卫工作；报告会的重点是会场的选择，音响、投影仪等设备的调试，与报告人的沟通等。 2.2综合协调的原则。由于会务工作涉及许多方面，造成有些大型会议的工作人员很多，包括秘书人员、服务人员、安保人员等。要保证会议的顺利进行，每一个环节都要组织得非常严密。各类工作人员需要定人定岗、各负其责，还要密切配合，防止工作脱节。会议组织人员要做好统筹管理，做好监督、检查和协调工作，及时发现问题、堵塞漏洞。 2.3灵活机动的原则。由于种种原因，会议中难免出现一些特殊、突然的情况，组织人员应能够及时、灵活地加以处理。 2.4热情礼貌的原则。会务工作属于服务性工作，组织人员需要待人热情礼貌，全心全意为领导和与会者服务，不怕麻烦，耐心细致，热情周到，将自己良好的个人风貌、职业素养体现出来，给与会者留下美好的印象。 (拟实施团队人员配备充足承诺函) 致： 根据本项目的需求，我公司组织一个专门的会务组团队确保项目运行，配置与其相匹配的高素质的管理人员，人员配置的原则是精干、高效、一专多能，我公司实行公司领导下的项目经理负责制，拟配置***********名主要管理人员。 人员名单如下： 其中，专职联络人员为(有**背景): 我公司承诺除上述安排的固定会务组成员外，根据活动规模配备充足的实施团队人员、志愿者服务人员等，保障项目进度和项目服务质量。 如遇人员变更，我公司保证经采购人同意后及时补充同等资质的 人员。 (服务团队岗位配置及岗位职责) 一、项目组织架构 我公司针对采购人会议组织及筹备需求，设立了完整了会议服务组织架构，选派思想作风过硬、技术水平高、经验丰富、具有较强的组织能力和管理技巧的同志担任项目经理，并抽调业务经验丰富、责任心强的骨干同志作为项目组核心成员。本项目也将是专项小组各成员在公司的当年业绩考核重要指标，我公司承诺在项目实施过程中做到“目标明确、责任分析、考核到人”。 我公司针对本项目的需求，设立层级分明、分工分明的组织架构，确保各项工作完整、顺利进行。我公司承诺并保证服务人员的稳定性，若需要离职或换岗的，我公司承诺在人员更迭期间，不会出现任何岗位的空缺状态。 本项目具体服务机构组织安排如下： 二、人员岗位职责 人员岗位 岗位职责 项目负责 人 会议活动组织筹备服务方面的最高决策人，对会议活动 整体服务运作体系和方向作出指示和判断，对会议全局 工作负责，直接领导秘书组、宣传组、会议组、接待组、 保卫组的人员和工作安排，负责会议组突发事件处理和 应急决策。 财务组 负责相关会议活动的一切财务支出和核算以及财务监督 工作；负责会场各类展位、票务的费用标准制定和收取， 并提供注册的收据。 秘书组 (如需) 负责会议活动的文字资料起草和准备，如：会议总体议 程、主峰会/分论坛议程、会议工作人员手册、会刊手册、 会议纸质及电子邀请函及各类通知、场馆/展区介绍、展 览须知、领导发言稿、活动新闻通稿等；负责收集、整 理参会人员提交的PPT资料、论文资料等，确保论文格 式的规范、统一；提前确定嘉宾演讲的题目、摘要；负 责各类会场资料的打印、装袋；负责会议记录、整理会 议纪要，及各类文件的分类归档；会议前期和中期持续 提供行业动态新闻稿件和相关最新动态稿件至宣传组。 宣传组 (如需) 会议相关素材的搜集、整理、加工，宣传网站(备案、 版权)、微博、抖音、APP、H5页面、视频、活动海报、 喷绘、DM单、活动LOGO、胸卡、纸袋、会场地图、方向 指示牌等的设计和制作；整理赞助商和合作组织的 logo,在网站、视频、议程、论文集中体现；各主流媒 体和政府的联络和现场支持；负责会议前期的宣传造势， 会议期间摄影、摄像、灯光音效及后期剪辑和宣发。 会议组 在内部主动对接各部门工作进程，制定各部门工作人员 联系表和准备进程甘特图，协助项目负责任人彩排检查 工作进展、质量，并负责会议所需各类物资、物料、设 备的采购、布置、回收；确认各类渠道参展、参会人员 的注册信息；负责行程制定及相关酒店、车辆的预定、 对接。 在外部负责商务合作，对接协调各主办单位、协办单位、 承办单位、支持单位以及重要嘉宾，落实各单位(或个 人)和媒体的人、财、物支持；对接通过各类渠道咨询 会议情况的人员。 接待组 负责会议活动期间的服务工作，包括接送、签到、迎宾、 路线引导、饮水茶歇等，统一着装，作为现场参观的解 说员，全程跟随贵方主要工作人员及主要嘉宾，根据现 场情况和临时要求灵活机动，维护客情关系，会议活动 中突发事件的第一应急支援工作者。 保卫组 (如需) 负责会议期间常规安全和秩序工作，配合接待组引导嘉 宾、展商、搭建商、观众入场，严格把门，禁止非签到 嘉宾进入会场，确保车辆安全和来宾人身安全。 活动志愿 者 (如需) 主会场布场，VIP参会者引导，签到台材料发放，keynote 等；主会场、分会场赞助商配合，会议直播对接、演讲 环节举计时牌，提问环节递送话筒、赠送奖品、数量控 制，检测电脑播放PPT,引导嘉宾及志愿者餐饮，结束 后整理会场等；分会场物料单搬运、确认与填写，协助 主席进行主持等。 (加急工作能力) (全年 24 小时服务承诺函) 致： 我们倡导“诚信、敬业、创新、超越”的企业精神，以质量求生存，以服务求发展。我们以“热情、周到、诚信、及时”为售后服务的宗旨，“用户至上、质量第一、服务优质、响应及时”是我们服务的原则。 我们服务质量的优劣、服务效率的及时性，关系到公司在客户心中的良好形象，关系到公司的发展前途。为此我公司针对本项目提供配置齐全的应急响应服务人员，能够完全满足本项目加急业务需要。 我方设立365天24小时值班响应电话，能完全承接临时增加的工作，专人专岗，全天候，保证接到用户电话后立即响应。 响应时间：5分钟电话响应；24小时联系方式： 邮箱： (加急情况下的进度保障) 一、24小时响应机制 我公司提供7×24小时服务支持承诺：我公司实行24小时/天、7天/周的工作制度，采购人可以通过不同方式向我公司会务组服务人员提出服务技术支持请求，我公司收到后立即对此响应，必要时我公司将派出项目的相关负责人到采购人工作地点当面协调处理。 技术支持途径：可通过电话、微信、邮件等。我们保证用户的需求在任何时间得到及时响应。 24小时联系方式： 邮箱： 二、服务及时性保证 1、我公司针对每场会议组织针对性的制定准流程；制定甘特图，每日复查项目进度；并且制定项目的分工方案，方便将责任落实到人。 2、在会议筹备期间，项目组每日召开筹备进度会议，沟通当日任务是否按时高质量完成，对于延后的进度和有困难的问题，集体讨论，需要请示主办单位的事项，当日沟通协调，所有项目问题不隔夜。 3、在会议筹备期间，以两天为一个周期，定期以邮件形式汇报会议筹备工作进度，每两天汇报一次，确保主办单位对筹备工作和进度的了解和掌握。 3、筹备例会会议纪律要求： 参加会议人员现场签到，不得无故迟到、缺席；有特殊情况必须 在会议召开前2小时向项目部领导请假，并安排相关人员代表参加。 未请假者一律视为缺席，并罚款100元；迟到者罚款50元，现场交纳。与会人员发言要简明扼要，会议时间控制在45分钟以内。另：会议时间内与会人员务必将自己的手机调到振动、静音或关机状态，如需接打电话请到会议室外。 (规范合规的全国范围内的应急服务能力) 本公司经过多年的会务展览行业经验摸索，经过上百个项目的经验累积，形成了完备的价格保障措施，具体如下 1、业务需求一站式服务，优化资源配置，降低人力、差旅等各项 成本 ·1.1标准化流程梳理；·1.3活动资源匹配； 2016年已覆盖全国130 个城市，储备人员近2000 人 北 区 3 8 北 京I天津| 庄…… 西 区 2 4 成都|西安| 2017年计划覆盖全国300 个城市人员储备，预计储备人员达到5 00 0 人 I南 吕 … 2、会议印刷品、制作物、AV/ 搭建成本控制体系，真正一条龙服务， 快速搭建 ， 节能环保 ， 循环利用 ， 降低成本 成本控制搭建 精力节当50% ⑤ 成 本 降 低3 0 % 6全国多场次会议 3 0 0 人 规 模 以 下 标准服务众包平台 ·全国四大食值I厂，快速反应，大 任物流成本 ·高物环他用，染码耗，墙任本，书能环程 维护品牌千象 ·基于专业本地人员内行，节首大最的成本， 本地专业执行人员 业墙训，基于动所在输中进行人员展心 及现场执行： 快速搭建、拆解， 合全+布工艺 面高毒，环化无气麻 节 能 环 保 、 循 环 利 用 AH⁵ 护地台 桃速，环保，最经属品地台 ID边完技术，快速实限大PJ箱效理 合作工厂、库房 北京，上海，,广州4地 超2万平的合作I厂 3、执行人员标准化运作，提高工作效率，改善运行模式，实现低消高效 ●3.1接受培训；3.2现场执行；●3.3信息采集；3.4真实反馈 标准化培训 活动形式及内容培训； 高频活动的策划目的及意义； 展览展示，制作物及搭建基础知识：标准化服务接待流程及礼仪； 企业客户合规通用条款；活动结算要求及标准； 客户满意度调查及服务反馈； 标准会后报告基本内容及要求； 针对性培训 根据特定订单的背景及不同客户的特定需求，进行的定制培训教材的开发及培训；根据活动的现场执行，进行的执行前的集中培训； 4.1结算材料；4.2现场照片；4.3费用统计；·4.4服务反馈；4.5合规监控； (服务方案) (整体服务思路) 统筹好标准与灵活性两个问题：有标准但没有绝对的统一，没标准但要达到最佳效果。 做到三个明确：分工明确、责任明确、程序明确。 严格四条要求：有规定的按规定办、没有规定的按领导指示办、没有领导指示的按惯例办、没有按惯例的协商着办。 把握五个要素：统筹协调、安全警卫、后勤保障、保守秘密、提升素质五个重要因素，是做好重要接待工作的核心、基础、条件、前提、保证。 实现一个目标：客户满意。 1、统筹好标准与灵活性两个问题：有标准但没有绝对的统一，没标准但要达到最佳效果。 2、做到三个明确：分工明确、责任明确、程序明确。 3、严格四条要求：有规定的按规定办、没有规定的按领导指示办、没有领导指示的按惯例办、没有按惯例的协商着办。 4、把握五个要素：统筹协调、安全警卫、后勤保障、保守秘密、 提升素质五个重要因素，是做好重要接待工作的核心、基础、条件、前提、保证。 (标准化服务流) 我公司针对每场会议组织针对性的制定准流程；制定甘特图，每日复查项目进度；并且制定项目的分工方案，方便将责任落实到人。 在会议筹备期间，项目组每日召开筹备进度会议，沟通当日任务是否按时高质量完成，对于延后的进度和有困难的问题，集体讨论，需要请示主办单位的事项，当日沟通协调，所有项目问题不隔夜。 在会议筹备期间，以两天为一个周期，定期以邮件形式汇报会议筹备工作进度，每两天汇报一次，确保主办单位对筹备工作和进度的了解和掌握。 (策划标准流程图(SOP)) 以下策划标准流程是我公司根据以往会务服务经验罗列的全部服务流程，具体落实可根据贵方会务特点及实际需求进行调整和增减。 阶 段 项目 内容 负责 部门 会 议 前 期 工 作 会议要 素 1、明确会议规格和规模、会议主题、名称、 主/分论坛议程、时间、地点、拟参会人员 和参会方式 会议组 2、会议的目的和任务(期待效果) 秘书组 3、会议拟用设备、经费 秘书组 文字材 料 1、会议总体议程、主峰会/分论坛议程、 会刊手册起草、打印、装订 秘书组 2、会议工作人员手册 秘书组 3、会议纸质和电子邀请函及各类通知 秘书组 4、会议各类场景所需PPT 秘书组 5、主持词、欢迎词、各类发言稿的起草、 打印、装订 秘书组 6、参会嘉宾演讲题目及摘要 秘书组 7、行业动态和会议组织工作相关信息的起 草 秘书组 8、大会论文资料的收集、整理、编辑 秘书组 9、贵学会及赞助商广告起草 秘书组 前期宣 传 1、活动LOGO设计 宣传组 2、宣传网站(备案、版权)、APP、H5页面 制作 宣传组 3、宣传视频、活动海报、喷绘、DM单、胸 卡、方向指示牌、纸袋、纸本的设计和制 作 宣传组 4、会场地图设计 宣传组 5、各主流媒体的联络(发布前期宣传物资， 并确认媒体到场) 宣传组 6、准备、调试摄影、摄像器材 宣传组 物资准 备 1、跟进、更新参会单位、人员名单 会议组 2、各类印制材料的保管和检查，与纸笔、 赞助商广告整理装袋 秘书组 3、针对不同人群的礼品预备 会议组 会场布 置 1、会场的预定、搭建及布置(含电脑、话 筒、投影仪、LED大屏等设备的预定和调试 及鲜花绿植、茶点等一次性物品的采购) 会议组 2、各类宣传物资归为，如签到墙、易拉宝、 海报、道旗、指示牌等 会议组 3、会场座位排布(或展位排布)、合影展 会议组 位图及席位贴 4、流程预演和彩排 会议组 5、参展单位和搭建商施工现场巡查和进度 监督(如有) 会议组 6、现场卫生状况检查 会议组 7、贵宾通道和贵宾休息室布置 会议组 8、应急通道设置 会议组 会场应 急方案 1、会场应急方案制定(如：意外停电是否 有备用电源等) 会议组 2、医用急救箱 会议组 食宿及 车辆安 排 1、酒店的预订及房间安排 会议组 2、午餐、晚餐、茶歇的预定及席位卡 会议组 3、接送方案制定、车辆预定及安排、接送 司机人员安排 会议组 会 议 活 动 期 间 会场服 务 1、车辆接送及参会车辆导流，严格做好安 保工作 接待组 保卫组 2、进(退)场人员导流、签到、参会物资 发放 接待组 保卫组 3、随行人员机动服务 接待组 4、电脑、音响、LED屏等设备的控制及宣 传片、暖场音乐、PPT的播放 会议组 秘书组 5、全程摄影、摄像跟踪 宣传组 6、如果会议议程安排在1天以上，每天都 要跟进做会议活动总结、发宣传通告 秘书组 宣传组 6、会议记录 秘书组 7、茶歇、正餐服务及中场休息时的台面整 理 接待组 8、参观接待及讲解 接待组 会 议 活 动 结 束 后 总结及 资料整 理 1、会议记录整理 秘书组 2、摄影、摄像资料整理、剪辑、美化，并 发布到主流媒体渠道 宣传组 3、后续新闻通稿 秘书组 宣传组 4、会议相关资料整理打包 秘书组 5、财务核算 财务组 (策划方案落实) 以下策划方案是我公司根据以往会务服务经验罗列的全部服务方案，具体落实可根据贵方会务特点及实际需求进行调整和增减。 组别 工作任 务 详细内容 备注 商务 组 联 络 企 业 人 员 ( 邀 约 和对接) 1、主办、承办、协办、支持单位、主要 领导及嘉宾的沟通协调 2、邀约： 电话、邮件、发函 3、商务合作：广告、赞助、冠名 4、参展单位资质审核、资料对接 5、政府和媒体资源对接(配合会务组) 与会务 组对接 秘书 组 文字起 草 1、会务总体议程、主峰会/分论坛议程、 会刊手册起草、打印、装订 2、会务工作人员手册 3、会务纸质和电子邀请函及各类通知 4、主持人开场致辞、重要领导致辞文稿 5、会务组织工作相关信息的起草 与宣传 和会务 组对接 打印装 订 装袋 1、会务总体议程、主峰会/分论坛议程、 会刊手册起草、打印、装订 2、会务纸质和电子邀请函及各类通知 总结 1、会议各类文字资料的整理、组卷 2、会议用品、纪念品整理 宣传 组 宣传 1、主画面设计 2、引导牌/手举牌/展架/画架/易拉宝设 计制作 3、活动定制海报 4、活动定制画册 5、活动定制产品手册/定制产品单页 与秘书 组和会 务组对 接 6、产品单页(现有) 7、倒计时电子画面 8、暖场视频和音频 9、 自有媒体图文 10、合作媒体图文 11、合作媒体广告资源投放(新媒体投 放、户外平面等) 12、地推 13、摄影 14、摄像 15、主流媒体联络到场和新闻发布 财务 组 会务费 1、制定大会财务预算，预留准备金 2、收取会务费，设置刷卡机(部分企 业免若干参会会务费) 3、发票打印 4、总体账目核对制表 与商务 组对接 会务 组 场外搭 建 1、彩虹门 2、电子屏 3、签到处背景桁架 4、欢迎牌 5、指示牌 6、廊道展架/画架/易拉宝等 7、外场产品展示 与秘书 组 、 宣 传 组 、 商 务 组 、 保 卫 组 对 接 场内搭 建 ( 主 会 场和分 会场) 1、舞台搭建 2、背景桁架搭建 3、讲台、鲜花、讲话麦 4、LED大屏 5、音箱、灯光、摇臂等 6、贵宾及领导席布置及台卡(若是宴会 与租赁 商和酒 店对接 需准备桌卡) 7、嘉宾席布置及台卡 8、矿泉水、文具、纸张 9、水果、茶水 10、两侧展架/画架、桁架、横幅 餐厅 1、舞台搭建 2、背景桁架搭建 3 、 L E D 大 屏 4、桌卡 5、两侧展架/画架、桁架、横幅 6、暖场音乐表演 与租赁 商和酒 店对接 酒店或 园区外 围 1、彩虹门 2、注水道旗 3、空飘 4、停车场指引 5、门口迎宾 6、指示牌(地贴) 与酒店 对接 会场 1、正式会议