会议服务方案91页.docx

目录 （一） 总体服务方案 2 （一） 活动组织方案 32 （二） 执行进度管理方案 35 （三） 安全管理方案 39 （四） 应急事故处理方案 57 (1) 会议服务应急预案 57 (2) 旅游活动应预案 79 （五） 增值服务 85 （六） 服务案例 86 （七） 采购需求完全响应 90 总体服务方案 第一节 会议 服务总体要求 一、服务目标 伴随会务管理专业化及会务服务需求多元化的发展趋势，会议服务需求逐渐增多。我公司通过发挥自己的专业优势，深入挖掘会务服务需求，规范会务接待行为，统一会务服务标准，提高会务服务水平，为参会者创造良好的会议环境。 二、基本原则 （一）专业化 ： 会务服务应向规范化、标准化方向发展，以提高会务服务的质量。 （二）人性化： 在提供相应的服务时，应以“以人为本”为出发点，为服务对象提供相应的特色服务和个性化服务。 （三）信息化： 充分利用信息技术，提升会务服务的效率和质量。 三、会议室管理要求 1.会议室的管理，由项目经理负责。 2.凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次的安排，会议室内不得随意乱贴乱画。 3.会议室的卫生、照明、空调、设备的使用及所有会务工作由项目经理负责，根据主办部门要求悬挂会标，专题会议后将会标撤销。 4.会服人员按每周会议安排表提前准备好会议室。及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排。做到会议室干净整洁，桌椅排放整齐，按会议需要备好茶杯，饮用水，会后及时打扫清理。 5.会议室配置的设备、桌椅未经许可，不得随意搬动挪作它用，室内物品不得随意拿出或挪用，若确因需要借用，必须征得管理部门同意后方可动用，事后归还原处。 6.会议室使用完毕后，应随时关闭门、窗和全部设施设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作，如因会服人员造成的损失将追究个人的责任。 7.各部门使用人员应爱护会议室的公共设备，会服人员发现使用部门操作不当及人为造成损坏的，应及时向主管部门报告，分析原因，明确责任。 8.会服人员每天做好会议室场地及消防安全及设备检查工作，保障会议室资源不流失，完成好规定的日巡视工作。 9.会服人员须严格按政府办公楼管理处各项规章制度，努力做好服务及协调工作，保障各类会议、接待活动的正常进行。 四、会议服务员岗位职责 会议服务员提前15分钟到岗，上岗时应统一着装，配戴工号牌。并做好会议接待准备。 1.负责相关会议室的保洁，包括地面、门窗、桌椅、植物及部分室内设施。 2.负责会议开始前的茶水、果点、会议用品、桌椅、照明、空调设施的准备。 3.负责会议期间的茶水、果点服务，保证宾客的随时服务需求。 4.负责会议结束后的清场工作。 5.负责各会议室之间的工作协调配合。 6.负责会议室照明、空调、饮水设施是否完好，有问题及时向主任汇报。 7.负责领导办公室服务。 8.完成领导交办的其它任务。 第二节 会议服务管理方案 内容包括会前准备、会中服务和会后服务三个方面的内容。 一、会议服务目标 （一）结合本项目的特点，制订并实施完整、持续、高标准的员工培训计划，依托日常严谨的督导与管理，使服务水平达到酒店会议服务标准； （二）全面深入的了解客户需求，满足客户期望。 二、会议服务内容 （一）会前服务准备 1.接到会议通知后，根据会议名称、性质、时间、与会人数、级别及布置要求确定台形； 2.根据会议需要摆放茶叶、开水、面巾纸、鲜花、会议桌签等物品； 3.协助与会负责人复印或发放会议资料； 4.通知工程部相关专业人员对会议室的音响、麦克、投影仪、幻灯机、电视、录像、照明等设备进行调试； 5.会议开始前60分钟，检查各项准备工作是否到位，物品摆放合乎标准，各种物品摆放整齐； 6.会议开始前30分钟，会服人员要在会议室门口迎接等候与会人员。 7.按采购人的要求制定会议所需的各类标识牌，并在指定位置进行拜访。 8.按采购人的要求安排车辆迎接参会人员。 （二）会议期间服务 1.会议人员入席后根据其个人需要提供茶水服务。 2.会议期间要定时倒水，根据需要为与会人员提供小 3.毛巾、果盘，食物、饮料（咖啡、矿泉水和其它饮料等）等其它服务。 4.会议休息期间，要尽快整理会场，补充和更换各种物品。 5.会议期间，设备出现问题要请工程专业人员及时处理。 6.会议期间，会服人员站在会议室门外等候直至会议结束。 （三）会后服务 1.会议结束时，会服人员应站在会议室门口微笑向与会人员道别。 2.客人全部退场后，通知保洁人员协助整理会议物品（茶杯、毛巾、果盘、鲜花等），音响设备、空调，桌椅的清洁、复位，剩余食物、水果的处理，地地毯的吸尘、清洗，品设备的检查（照明、水壶、茶杯等有无破损）。 3.仔细检查会场，是否有客户遗忘的物品等。 4.检查设施设备是否有损坏，并认真做好记录。 5.清洗、消毒会议用品（茶杯、茶碟等）。 6.会议结束后，做好清理会场工作。 7.按采购人的要求，安排车辆送离参会人员。 （四）重大会议接待 1.接到客户重大活动的通知后，了解客户活动规模、时间及具体活动要求。 2.及时通知各部门做好协调配合工作。 （1）工程部：各种设备的调试，水、电、照明等检查，空调温度，专梯服务（开专梯人员需佩戴白手套，注意仪容仪表、礼貌用语等）。 （2）保安部：车位的安排、车辆疏导，活动重点区域的安防检查，现场治安维护，做好安全保卫工作。 （3）保洁部：重点部位的清洁（活动会场、卫生间、电梯、大堂的清洁、客人有可能活动的区域）。 （4）客户服务中心：做好重要客户接待引导工作，在明显位置放置引导牌，相关事务的协调工作。 3.制订配合方案，批准后实施配合客户对活动现场进行协调，留存相关资料（如照相、摄像等），活动完成后进行总结，并对实施效果进行验证，相关资料整理归档。 三、会议服务程序 （一）了解会议信息 根据会议通知，掌握使用部门名称、使用时间、会议地点、会议主题、会议人数、参会对象、会场布置、座位格局、联系电话、声光电设备及其它特殊要求等相关会议信息； （二）了解会议负责人 1.了解会议客人的其它活动及安排，以便回答客人问询。 2.填写会议登记，并做好相关记录。 3.传达信息 向各岗位（工程、保安、保洁）传达信息，并通知相关部门做好准备工作；及时通知管理人员，做好现场督导、检查（重要会议通知项目经理）。 4.会议室布置 （1）根据会议类型（如重要会议、签约仪式、新闻发布会、展览会、茶话会等），布置会场、准备会议物品； （2）将会议室卫生打扫干净，并检查设备设施情况； （3）对会议室进行布置，并随时与会议负责人联系，征求对方的意见及临时要求；（桌椅摆放、鲜花/绿植、话简/音响、条幅、投影等） （4）会议桌上的物品（包括茶杯、桌签、鲜花、面巾纸、笔、纸等）摆放。 5.检查 （1）会议服务部门负责人对会议室进行全面检查； （2）会议负责人进行检查，对不符合要求处及时整改； （3）会议服务人员应提前60分钟到达会场，整理好自己的仪容仪表； （4）做好各项检查工作，包括会议室的卫生、设施设备状况、用具用品、鲜花/绿植、茶杯、茶叶、开水、矿泉水等； （5）会议服务部门管理人员在会议开始前30分钟，再次对会议室进行检查，确保万无一失。 6.迎宾 会服人员应提前30分钟在会议室门口迎宾，引领客人。 7.服务 会务场所项目会议服务管理方案提要： （1）会议期间要定时倒水，根据需要为与会人员提供小毛巾、果盘，食物、饮料（咖啡、矿泉水和其它饮料等）。 （2）客入入座后，为客人上茶，按照先宾后主、先上级后下级的顺序上茶，必须使用托盘，从客人的右侧上茶，先放杯垫，再放茶杯，杯把朝向客人的右侧。 （3）待会议开始后，由主宾处顺时针上香巾，要求冬热夏凉，香巾篮放在客人的右手侧； （4）会议要求每隔10-15分钟上一次水，续水时应左手拿开水瓶，微侧身用右手小指和无名指夹起杯盖，拇指、食 指、中指握住杯把，在客人身后加水，再轻轻地将茶杯放在桌上，盖上杯盖，杯把朝向客人右侧。注意续水时不要倒得太满（八分为宜）。 （5）如是矿泉水要随时注意客人饮用情况，及时更换；续水时应慢，以免开水溅到客人身上，如会议时间较长，中途还应为客人更换香巾； （6）会议进行过程中，细心观察会议室内动静，如发现客人有事招呼，要随时应承，如客人的要求暂时无法满足，要及时通知上级，确实无法满足的应向客人解释清楚。 8.会议结束后需要到门口送客并对会场进行检查 （1）有无遗留物品； （2）设备设施有无损坏； （3）收拾整理会场（通知保洁部协助）。 四、会议服务标准 （一）会议桌、椅摆放要整齐，在一条直线上。盖杯要放在杯垫上，摆在座位的右上方，杯把朝右侧，摆放位置要 求在一条直线上。烟缸三位共用一个，摆放时与杯子成一条直线。 （二）会议开始前30分钟，备好充足开水、调试音响， 开启照明、调节空调温度。 （三）检查台形是否符合要求，台面要整洁，各种用具干净、齐全，摆放符合标准。 （四）根据客人要求，将指示牌放在特定位置。 （五）服务员于开会前30分钟，精神饱满地在门口等候，贵宾会议于会前60分钟到岗，精神饱满地在门口迎候。 （六）水牌引导迎送服务（电梯间、会议室门口由会服人员引导）。 （七）当客人来到会议室时，会服人员应礼貌热情地向客人问好：“您好，请进！”，并以手势示意，请客人进入会议室入座。 （八）先到达的客人入座以后，服务员从客人右侧提供茶水服务，会议期间提供茶水服务从主席台或领导开始。 （九）会议室更换烟灰杠的频次为：每30分钟为客人更换一次。 （十）会议添加茶水频次分别为：会议开始阶段每15分钟添加一次茶水，会议中期阶段每20分钟添加一次茶水，会议尾期阶段每20分中添加一次茶水。 （十一）添加茶水、更换烟灰杠时应注意：尽量不打扰客人开会，物品须轻拿轻放；询问客人时，音量要控制在最 小，以免打断会议的正常进行：特殊情况可按客人要求服务。 （十二）会议结束时，服务员应站在门口，微笑着向客人道别：“您慢走（各位慢走），再见！”，并请会务组人员签单。 （十三）将会议用具、设备整理好，关闭空调、电灯、窗、锁好会议室门。物品复位。 五、会议用品 准备好茶叶，茶杯，托盘、茶杯垫、小毛巾、面巾纸、水壶、玻璃杯、纸杯、桌签、烟缸、便笺纸、铅笔等。 六、会议接待流程 （见下图） 第三节 会议服务管理制度 为加强会议服务人员管理，做好会议服务工作，提高服务质量，做到周密、严谨、科学、高效、务实、节约，使会议服务工作科学化、规范化、制度化，特制定本制度。 一、会议服务内容 （一）承担会务场所所有会议场馆的会议服务工作。 （二）完成领导交办的其他工作。 二、岗位职责 （一）注意个人仪容仪表，礼貌礼节。上班时间统一着部门配发的工作服，保持服装、鞋袜干净整洁，无破损。 （二）打扫会议室卫生，保持良好的卫生环境。  （三）文明用语，待人热情，微笑服务。 （四）坚守工作岗位，不得串岗、聊天。禁止擅自离岗。 （五）严格遵守组织纪律，做好保密工作。 （六）按照会议服务流程做好服务接待工作。 （七）参加部门组织的各项培训活动。 （八）服从管理，随时听从上级的工作安排，完成领导交办的其他工作。 三、会议服务工作流程 （一）无会议、活动任务单的工作流程 1.负责分管会议室、接待室、报告厅的清卫保洁，做到门窗清洁明亮，桌椅正反面无灰尘，地面无水迹、污迹、垃圾，符合检查评分规范。 2.做好相关会议茶叶、纸杯的领用、保管和茶具清洗、消毒。 3.负责相关设施设备的报修。 4.了解相关会议、活动安排信息，协助做好相关会场布置。 （二）有会议、活动任务单的工作流程 1.按照会议使用人联系表上的时间，提前30分钟开门，开启、关闭窗帘。 2.适时开起和调整空调温度、灯光的亮度，注重节约用电（夏季空调温度调节为25℃。冬季空调温度调节为20℃）。 3.依照主办部门会议活动议程、服务要求和参会人数，提前20分钟作茶叶、茶具放置，准备充足的开水备用。 4.与会人员就座后，做好第一次茶水服务。 5.会议、活动进行中，做到每间隔15分钟根据与会人员需要，添加一次茶水。 6.会议结束，与会人员离场后，即时清理、清洁会场、关闭空调、灯光、门窗，为下次会议作好准备。 7.依照ISO质量管理要求，做好会议室使用情况的登记统计、上报工作，做到准确、真实。 第四节 会议服务人员岗位职责 为加强会议服务人员管理，做好会议服务工作，提高服务质量，做到周密、严谨、科学、高效、务实、节约，使会服工作科学化、规范化、制度化，特制定本制度。 一、会议服务职责 （一）承担会议服务工作。 （二）完成领导临时交办的工作。 二、岗位职责 （一）上班时间统一着公司配发的工服，要保持服装、鞋袜干净整洁，无破损。 （二）发型要求一致，统一佩戴头花。额前无刘海，无碎发。 （三）步伐宜轻盈，使用服务用语，待人热情，微笑服务。 （四）坚守工作岗位，不得串岗、聊天。因公或因其他事务临时外出，须向主管负责人请假报告，禁止擅自离岗。 （五）会服人员要加强学习，提高自身修养，脚踏实地，乐于奉献，团结协作，富有良好的团队精神。 （六）会服人员应严格遵守组织纪律，做好保密工作，不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看，一旦发生泄密事件，一律严肃处理。 （七）会服人员要做好每次会议登记工作，会后请申办会议部门填写征求意见。 三、考勤制度 会服人员须按照规定的时间上、下班，坚守工作岗位，做到不迟到，不早退，认真负责地做好本职工作，有事需请假。考勤工作由综合部负责。 （一）未按要求准时到达工作岗位视为迟到。 （二）未到规定下班时间，无故提前离开工作岗位视为早退。 （三）按规定时间上班后，中途无故擅离工作岗位视为中途脱岗。 （四）不请假无故不到岗，或请假未获批准，擅离工作岗位视为旷工。 （五）请假一天以内，由分管主管审批，两天及两天以上，由部门负责人审批。如遇特殊情况应先电话向主管负责人请假，回到单位后及时补办请假手续。 四、奖惩办法 （一）着装 上班时间不按要求着装按《员工手册》奖惩制度进行相应处罚。 （二）迟到 未能按要求准时到达工作地点视为迟到。每迟到一次按《员工手册》奖惩制度进行相应处罚。 （三）早退 未到规定下班时间，无故提前离开工作岗位，视为早退。按《员工手册》奖惩制度进行相应处罚。 （四）中途脱岗 按规定时间上班后，中途无故擅自离开工作岗位，视为中途脱岗。中途脱岗一次按《员工手册》奖惩制度进行相应处罚。 （五）旷工 不请假无故不到岗，或请假未获批准，擅自离开工作岗位视为旷工按《员工手册》奖惩制度进行相应处罚。 （六）每次会议服务完成后，由会服主管征求会议申办部室人员意见，进行满意程度调查，凡反应意见较大，服务质量差者，经核实，发现一次按《员工手册》奖惩制度进行严肃处理。 （七）会务人员不服从领导安排，造成后果的，发现一次按《员工手册》奖惩制度进行严肃处理，同时在公司例会上作书面检讨。 （八）特殊情况需加班的，由主管负责人安排，做好登记，按公司规定给予补贴。 五、会议程序 （一）会前准备工作 1.会务人员应明确申办部室，会议名称、内容、召开时间、地点、摆台要求 、参会人员范围和人数。 2.会场布置。根据会议申办部室要求布置会场，体现会议主题。 3.协助布置会标并检查会标内容。 4.协助摆放会议桌椅，根据会议申办部室要求，合理划分会场区域，摆放提示牌等服务。 5.协助设置主席台领导座次，设置发言席，调试会场的投影等设备。 6.茶杯摆放整齐、规范，茶水准备充分。 7.做好会场卫生，保证会场干净整洁，秩序井然有序。 8.检查会场照明、通风、空调等设施是否正常运行，发现异常及时报告。 9.请会议申办部室负责人检查会前准备情况，查漏补缺。 （二）会中服务工作 1.会务工作人员提前 30 分钟到达会场，做好茶水供应工作，开水温度在 90 度以上。并做好会务准备工作。 2.协助维持会场秩序及礼仪引导工作 3.茶水服务原则上 15 分钟进行一次续水服务。 4.进行茶水服务时步伐轻盈，面带微笑，操作规范。 5.进入会场后，留心观察会场情况及室内温度，并做好应对措施。 （三）会后整理工作 1.清理会场，收拾茶杯、座牌，检查是否有参会人员遗落的物品，并及时上交申办部室负责人或本部门负责人处，并进行登记。 2.茶杯一律送至操作间处进行清洗消毒工作。 3.清扫会场（会议室通知保洁人员清扫），关闭空调，锁好门窗。 4.会议室钥匙由专人统一负责保管，杜绝出现丢失、或私人保管等现象。 第五节 涉密会议保密管理方案 一、范围 本方案适用于我公司主办或承办的涉密会议。 二、规范性引用文件 1.《国家秘密载体保密管理规定》 2.《计算机信息系统存储介质管理制度》 3.《便携式计算机的管理制度》 4.《拍摄、制作音像资料保密管理》 8.《宣传报道管理规定》 三、定义 1.涉密会议是指会议内容或发放的载体涉及国家秘密的会议。 2.重要涉密会议是指会议内容或发放的载体涉及机密级以上国家秘家且涉密人数较多的会议。 四、涉密会议管理要求 （一）涉密会议管理要求 1.涉密会议保密管理按照 “业务工作谁主管，保密工作谁负责” 原则，公司主办(承办)的涉密会议，须由会议主办(承办)部门报公司业务主管以上领导同意。主管业务领导承担涉密会议的保密领导责任，主办(承办)部门领导承担涉密会议的保密直接领导责任。 2.召开涉密会议，会议主办(承办)部门要按规定要求办理审批和登记备案，制定保密工作方案。 3.严格控制参会人员范围，通过制作相应证件、查验身份等方式核对参会人员，确保参会人员准确无误，防止无关人员进入会场。 4.涉密会议的录音、拍摄、录像等未经批准，任何单位和个人不得在会场上录音、拍摄、录像。 5.指定专人负责会议涉密载体发放、回收、清退等工作。 6.会场使用的扩音等技术设备应符合保密要求，不得使用无线话筒。会议所禁止使用手机等移动通信工具，必要时会场设置手机信号干扰器，禁止带入具有无线上网功能的便携式计算机，未经批准严禁带入具有摄录功能的设备。 7.召开规模较大涉密会议、重要涉密会议，必要时保密办派人监督和检查。 （二）涉密会议使用的计算机、移动存储介质等设备，应符合相应的使用、管理保密规定。计算机和移动存储介质由会议主办（承办）部门指定专人负责使用和保管。确保计算机和移动存储介质等设备始终处于有效监控之中。 （三）涉密会议未经批准不准邀请记者，不准宣传报道，不准对外提供资料。对于需要宣传报的，要统一对外宣传口径，按《宣传报道管理规定》执行。 五、涉密会议的保密管理 （一）会前的保密工作 1.涉密会议主办（承办）部门要提前填写《涉密会议审批表》、《涉密会议保密管理方案》经部门领导、业务主管领导批准，报保密办审查备案。 2.会议主办（承办）部门要确定专人负责会议的保密工作。在公司以外召开的涉密会议，主办（承办）部门要与承担会议的宾馆或饭店有关部门提出保密要求，落实保密保卫措施。主办（承办）部门要与宾馆或饭店签订《保密协议书》，对会议服务人员进行审查、保密提醒，并填写《会议服务人员登记表》。 3.制作专用会议代表证等相应证件，用于核对参会人员。 4.会议工作保同应按照《涉密会议情况反馈表》中的检查监督内容，对会议场所进行安全检查，确保会议的保密安全。 （二）会议进行中的保密工作 1.会务组于会场入口处做好验证工作，防止无关人员进入会场。 2.参会代表由于其他原因不能参会或委派其他人员参会的，由会务组予以确认，禁止非参会人员进入会场。 3.会议主持人应对与会人员宣布保密经律，明确保密要求。 4.参会人同记录会议内容必须使用保密本。 5.会议进行期间，会议工作人员应对会场及会场周围进行巡视，检查有无违反保密规定、保密经律的行为和泄密隐患。 6.会议代表在领取涉密文件、资料时须履行签字手续。会议主办（承办）部门负责组织填写《涉密会议文件、资料登记表》对会议文件、资料发放、回收等情况进行登记。 7.会议期间，会议主办（承办）部门要指定专人监督检查与会人员是否妥善保管会议文件、资料，严禁会议代表携带会议文件、资料出入公共所或探亲访友。 8.会议休息期间，会议主办（承办）部门应派专人看守会场，确保会场安全。 （三）会议结束后的保密工作 1.会议主办（承办）单位要组织对会议场所、代表住所等进行严格的清理检查，对会议中使用的计算机、涉密载体等进行清点核查。防止遗留会议文件、资料或其他物品。 2.会议期间发放的文件、资料需要收回的会议结束后应及时收回。对不需要保留的会议涉密载体按《国家秘密载体保密管理规定》进行清退、销毁，需要留存的按管理规定存入在符合规定的文件柜中并做好台帐的建立。 3.参会人员确需会议涉密文件资料的，由会议主办部门填写《对外提供资料审批表》，办理相应的审批手续后通过机要渠道传递。特殊情况参会人员确需随身携带的，须经会议主管领导批准办理相应的审批手续。 4.会议使用的计算机、移动存储介质等设备按公司相关制度规定进行保密检查。 5.会议结束后，会议主办（承办）部门要负责填写《涉密会议情况反馈表》。一般情况下，《涉密会议审批表》、《涉密会议保密管理方案》、《保密协议书》、《涉密会议文件、资料登记表》、《涉密会议情况反馈表》等相关会议资料应在三个工作日内交部门兼职保密员存档，复印件交保密办备案。如有异常情况，要及时通报处量。 六、检查与考核 本制度执行情况由公司保密办进行检查考核。 1.公司制订了《责任考核与奖惩制度》，规定了： （1）保密奖励条件和评比方法； （2）违规行为的界定和处罚。 2.公司保密办公室负责制定保密表彰奖励方案，明确奖励范围和表彰奖励名额，并报保密委员会审批； 3.保密办公室按照保密委员会批准的表彰奖励方案和本制度明确的条件，结合保密工作考核情况，审核候选部门和个人的保密工作先进事迹； 4.公司保密委员会对推荐的候选部门和个人进行集体研究、审议，并做出审批意见； 5.特殊情况的保密表彰奖励，由公司保密办公室提出保密表彰奖励意见，报保密委员会批准后施行。 6.上年度至本年度对保密工作做出突出成绩的先进单位和个人进行评选表彰奖励。评出 1 名保密先进个人， 1 名保密先进集体，并给予奖励。 第六节 会议服务规范 一、范围 1.本规范规定了术语和定义、基本要求、需求确认、会前准备、会中服务、会后整理、安全保密、应急事件处置和服务评价与改进。 2.本规范适用于会议服务，其他形式的会议服务可参照执行。 二、规范性引用文件 下列规范中的内容通过文中的规范性引用而构成本规范必不可少的条款。其中注明日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本规范；不注明日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本规范。 GB/T 30520-2014 会议分类与术语 三、术语与定义 下列术语与定义适用于本规范。 （一）会议 在特定的时间和空间，通过发言、讨论、演示、商议、表决等多种形式以达到传达部署、议事协调、交流信息、传播知识、推介联络等目的的一定人数的群体活动。 （ 二 ）会议服务 在服务范围内，利用场地、设施、人员配备等资源，提供贯穿会前、会中、会后，保证会议顺利有序开展的配套服务。 （ 三 ）供应方 提供会议服务的组织。 （ 四 ）需求方 要求会议服务的组织。 四、基本要求 （一）服务资质 供应方应具备党资质，按会议类别提供会议服务。 （二）服务人员 1.供应方应根据会议规模配备服务人员。服务人员应具有并熟练运用相应的业务知识和技能，设备操作人员应具有相应的专业技术任职资格。 2.供应方应根据会议级别配备一定数量的安保人员。 3.供应方每年应至少对服务人员开展一次系统性的培训，可采取专家授课、定期演练、考试等形式，培训内容包括但不限于以下几个方面： （1）会议服务和会议管理的理论知识； （2）保密制度； （3）行为礼仪； （4）外语和涉外礼仪； （5）操作技能； （6）常见突发事件处理措施。 4.服务人员行为礼仪应符合附录 A 的要求。 （三）服务环境 1 .会前可按需求方要求，播放适应主题的背景音乐，营造相应氛围。 （四）设施设备 1.会场应具备基本的音响设备、灯光、电子屏系统，特殊场所应具备视频投票、表决、报到和电视电话会议系统、手机屏蔽系统及手机屏蔽柜。 2.会场应具备完善的视频监控系统、消防实施设备和安防设施设备。 3.会场设施设备应符合国家和行业规定的设计标准，设施设备供应商宜具备质量管理体系认证和环境管理体系认证证书。 4.应明确设施设备维保责任，定期检查、维修、保养，保证设施设备安全技术性能符合要求，并做好相应记录，存档备查。 五、需求确认 （一）接收需求 1.需求方应提前向供应方预约，确定会议需求。 2.供应方应及时响应需求方的会议需求，安排服务人员在一个工作日内与需求方进行对接，确认会议需求，书面登记后由双方签字确认。 3.签字确认后，供应方应及时确定一名会议负责人，全程跟进会议服务工作，持续至会议结束。 4.供应方与需求方应保持高效沟通。 （二）方案商定 1.供应方应根据需求方要求和格式提供定制的党政机关会议场所使用方案，并提供联系人信息。 2.会议场所使用方案包括但不限于以下几项基本内容： （1）会议名称； （2）会议日期、时间和人数规模； （3）会议场地使用安排及