会务保障服务投标方案（336页）（2024年修订版）.docx

会务保障服务投标方案 目录 第一章 项目背景和项目需求 9 第一节 项目背景 9 一、会务简介 9 二、会务保障要点 13 三、会务保障服务模式 15 第二节 项目需求分析 16 一、项目概况 16 二、具体服务需求 16 三、服务质量标准 19 第二章 项目整体服务设想 21 第一节 项目服务理念 21 一、服务理念 21 二、管理理念 21 三、管理 原则 22 第二节 项目服务保障 23 一、 沟通保障 23 二、领导保障 24 三、 人员保障 24 四 、 资金保障 25 第三节 会务服务流程 25 一、会议接待服务流程 25 二、 小型会务工作的服务流程 28 三、 中、大型及重要会议的服务流程 28 第四节 项目服务重难点分析 30 一、会务工作中的重点 30 二、会务工作中的难点 31 三、重难点解决处理措施 32 第三章 项目组织机构和人员配备 36 第一节 组织建立计划 36 一、 建立重点 36 二、建立步骤 37 第二节 项目组织机构 38 一、项目部门图示 38 二、项目部门职责 39 第三节 项目人员配备 44 一、人员配备原则 45 二、岗位设置原则 46 三、人员配备计划 47 第四节 项目岗位职责 50 一、项目经理职责 50 二、财务部岗位职责 50 三、会议服务部岗位职责 52 四、设备管理部岗位职责 55 五、安防保卫部岗位职责 58 六、技术维修部岗位职责 61 七、综合管理部岗位职责 63 第五节 员工管理方案 64 一、员工 考勤制度 64 二、员工调动制度 68 三、 员工奖惩制度 70 第四章 项目拟投入物资 76 第一节 拟投入物资 76 一、会议设备 76 二、办公用品 82 三、 记录设备 82 四、会场设备 83 五、保洁物资 84 六、消毒用品 96 七、安保物资 101 第二节 会场设备维护管理措施 106 一、 设备巡检管理 106 二、 设备维护原则 111 三、设备维护流程 114 四、 设备 维护定检 方法 114 五、设备使用管理制度 116 六、设备 维护定检常用检测方法 118 第五章 会务前期准备方案 124 第一节 会务人员培训计划 124 一、培训宗旨 124 二、培训课程 124 三、培训安排 124 四、培训纪律 126 五、培训考核 127 六、培训效果评估 127 第二节 会务人员培训内容 127 一、会务服务员等级标准 127 二、会务服务员基本要求 131 三、会议服务礼仪培训 132 四、会议服务技能培训 138 第三节 会场布置准备方案 147 一、会场环境标准 147 二、会议摆放方式 148 三、座次座位安排 152 四、会场布置原则 156 五、会场操作标准 156 六、会场花卉布置 158 七、会场盆栽摆放 163 八、会场盆栽养护管理 164 第六章 会务服务保障方案 170 第一节 会议策划方案 170 一、会议流程 170 二、需求确认 170 三、会议策划 177 四、会议流程安排 179 五、会议注意事项 186 第二节 会议筹办方案 187 一、信息沟通 187 二、 会议通知 188 三、 筹备内容 189 四、 现场执行 191 五、会后跟进 192 第三节 会务基本服务保障方案 193 一、基本服务标准 193 二、铺台服务方案 200 三、物品摆放方案 202 四、迎宾领位方案 206 五、茶水服务方案 207 六、会议设备调试 210 七、活动礼仪服务 212 八、其他服务措施 217 第四节 会务安全管理保障方案 218 一、会议人员出入方案 218 二、门卫安保工作方案 220 三、消防安全保障方案 226 四、 停车场 的 管理方案 235 五、实时监控服务方案 244 第五节 会务卫生保洁保障方案 249 一、保洁标准 249 二、保洁流程 250 三、保洁措施 251 四、保洁管理制度 264 第六节 重要办公室服务保障方案 267 一、基本工作规范 267 二、会前保洁措施 271 三、会后保洁措施 273 四、会议服务措施 275 五、会议保密服务措施 277 第七节 重大会议活动服务保障 方案 279 一、会议嘉宾接待服务 279 二、会议就餐服务计划 284 三、重大会议服务标准 285 四、大型活动的配合与保障方案 286 第八节 会场疫情防控服务保障方案 289 一、总体防控要求 290 二、会场管理措施 291 三、会场防控措施 292 四、会场消毒方案 293 第九节 服务质量保障措施 295 一、 提高设施设备运行管理保障能力 295 二、制定 严密的安全管理和保密体系 296 第七章 项目应急预案 298 第一节 应急总预案 298 一、应急组织 298 二、应急原则 299 三、应急响应 300 四 、应急准备 302 第二节 分项应急预案 303 一、会场火灾应急预案 303 二、电梯困人应急预案 309 三、突发地震应急预案 311 四、滋事扰乱应急预案 313 五、食物中毒应急预案 315 六、意外触电应急预案 317 七、突发疫情及传染病应急预案 321 八、 重大活动安全保卫应急预案 322 九、会场 中央空调突发故障应急预案 325 第八章 项目档案管理方案 327 第一节 档案管理计划 327 一、档案管理部门职责 327 二、档案管理人员职责 327 三、会务档案主要内容 329 第二节 档案管理流程 329 一、立卷归档 329 二、借阅管理 329 三、收集整理 330 四、鉴定销毁 331 第三节 档案管理制度 331 一、文件归档制度 331 二、 查阅利用制度 332 三 、档案保密制度 333 四、 档案保管制度 334 五、 档案鉴定销毁制度 335 第一章 项目背景和项目需求 第一节 项目背景 一、会务简介 （一）概念 会务，指有关会议议程安排的事务，关于某些团体组织或会议的事务。会务，从字面上来解释就是对会议进行服务，本身其实是一个短语，在会务已经逐渐成了一个词语，很多人现在说的会务，其实就是指会议。 （二）作用 在我国会议已经成为党和国家机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一，已成为各级党政机关、企事业单位日常工作的一种重要方式。在宣传、贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策，统一思想，提高认识，进行决策，布置工作，调查研究，交流经验，统筹协调，纠正失误，解决问题等方面都有重要的作用。当然，这并不意味着会议是解决问题的唯一途径，会议并不是目的，只是一种手段；也不意味着会议越多越好，开得时间越长越好，相反，那种流于形式的会议不如不开。正确的态度是，会议不可不开，也不可多开；既要解决问题，又不能沉溺于“会海”；既要提高会议效率，也要讲求社会效益。 （三）主要会议类型 1.按照会议规模（即参加人数多少）划分，主要有4种： （1）小型会议，人数少则三五人，多则几十人，一般不会超过一百人。 （2）中型会议，人数在一百至一千人之间。 （3）大型会议，人数在一千人至数千人以上。 （4）特大型会议，人数在数万人以上，例如节日集会、庆祝大会等。 2.按照会议性质和内容划分，主要有5种： （1）规定性会议即法定的必须按期召开的各种代表大会。 （2）日常性会议，即领导机关、领导同志贯彻民主集中制原则，实行集体领导，研究和处理日常工作的会议。 （3）专业性会议，即为研究某项工作，讨论和解决某个问题而召开的工作会议和专业会议。 （4）纪念性会议，即为纪念重大历史事件或重要人物、重要节日而召开的会议。 （5）座谈性会议，包括各种各样的座谈会、茶话会等。 3.按照会议形式划分，可划分两种： （1）有会有议的，多数会议属于这种类型。 （2）会而不议的，例如报告会、传达会、动员会、表彰会、纪念会等。 4.按照时间划分，可划分为定期性会议和不定期会议，还可以划分为多次性会议和一次性会议。定期性会议也叫例会，到预定时间如无特殊情况必须召开，不定期会议则视情况灵活掌握，必要时随时召开。多次会议是指需要开两次以上的会议，一次性会议是指只需要开一次的会议。 5.按照会议阶段划分，可划分为预备会议和正式会议。预备会议是整个会议的组成部分，是为正式会议做准备的会议，但在职权和效力上同正式会议有所区别。 5.按照开会手段划分，可划分为常规会议和电子会议。常规会议即传统性的会议，电子会议指电视会议、卫星会议、电脑电话会议、电子计算机会议等。 （四）会务工作特点 1.政治性：会议秘书工作从来都依附于一定的阶段、政党并为他们服务。 2.服务性：会务工作是随着开会的需要应运而生的，它的一切活动，都是为了给会议提供方便条件，做好各项服务工作，保证开好会议。 3.被动性：会务工作的辅助地位决定了它的被动性。 4.事务性：无论是值班接传电话还是记录整理简报，很多环节都有较强的事务性，繁杂而琐碎。但是，正是通过这些事务性工作，保证了会议的顺利进行。这种事务性工作中蕴含着极强的政治性和思想性。有时一个很小的事务性工作未做好，可能会发展成为一个大的政治问题。 5.综合性：由于会务工作是直接为领导机关和领导同志召开的会议服务的，会议涉及的内容十分广泛，参加会议的各种人才济济，知识渊博，要做好会务工作，需要了解社会科学和自然科学的多学科知识，特别是管理学知识，需要掌握同本职工作相联系的各方面的情况，需要掌握使用各种为会议服务的自动化、电子化设备的技能和本职工作的业务知识，要求会议秘书工作人员成为“通才”和“杂家”，能够从全局出发观察与考虑问题，有高度综合的眼光与能力。当然，会议秘书工作也有它的专业性，如办事能力、写作能力、记录技术等。会议秘书工作的综合性与专业性是互相渗透、相辅相成的。会议秘书工作人员的综合能力越强，越有利于提高专业化水平；会议秘书工作人员的专业化水平越高，总揽全局的综合能力也就越强。 6.保密性：我国无论大小机关、单位，许多重要事情都通过会议讨论后作出决定。因而，许多会议如省委常委会、县委常委会等日常工作会议的内容都有很强的机密性，保守会议秘密，理所当然地是会议秘书工作的任务之一，需要慎之又慎。 7.时间性：会议是一种有组织有领导的活动，有很强的时间性。作为与会者应遵守时间，按时参加会议。作为会议秘书工作人员更应有高度的时间观念，决不能出现诸如与会者已到齐了，会议记录人员还未到或是会场还未布置好等现象。 二、会务保障要点 1. 制定详细方案 ： 科学详细的工作方案是做好会务工作的基础。每次接到会务任务，都要根据会议主题及日程安排，对会务工作进行认真研究，制定会务工作方案。并根据会议规格高低、人员多少、日程长短，设立相应的工作小组，明确各组分工职责。大型会议活动还成立会务工作领导小组，设立会务工作综合协调组，负责整个会务工作的综合协调及督查落实，保证各组之间及时沟通对接。在室外举办的大型会议及有参观考察活动的会议，还针对可能出现的情况制定应急预案。对于党代会、人代会等有集体合影的会议和活动，事先拟定室外合影方案和室内合影方案，保证出现天气变化时活动顺利进行。 2.绘制工作流程：会务服务水平通过细节体现。为确保会务组织服务工作规范明晰，便于操作，应该将会务工作任务进行详细分解，具体量化、细化。绘制整个会务工作流程和工作细则。明确工作任务及各项任务目标要求、完成时限、承办人员。工作细则和工作流程分发到各个工作组及工作人员手中。各个工作小组和会务人员根据整个工作流程，制定各自的工作流程图。将会务工作细节，分解到组，量化到人。 3.及时对接督查：督促检查是保证会务工作顺利开展的重要环节。在会议前期组织筹备中，要根据工作情况，适时召开各工作小组碰头会和对接会。对照工作任务及工作流程，落实各组工作进展情况。协调解决工作中遇到的困难和问题。会期较长的大型会议活动，在会议召开期间，必须坚持每天召开各工作小组碰头会，及时沟通工作情况，对第二天各项工作进行对接核查，查漏补遗，确保工作不出现任何疏漏。 4.加强会前查验：会前查验是确保会议组织服务不出差错的重要环节。会前查验主要包括对会议现场的查验和有关工作对接情况查验。对于会议现场查验，应该印制会务组织服务工作查验明细表。将查验内容细化为出席领导核实、座次安排核查、材料备份、新闻报道安排等项目，每一个项目查验无误后由负责人签字，保证会务组织服务工作不出差错。对于工作对接情况查验，主要是对主题会议结束之后有关活动和服务的安排落实情况进行核实。如会后有参观活动的会议，核实车辆调度、跟车服务人员到位情况；会后有合影任务的会议，落实场地搭建、座次安排表印制、拍照人员安排等工作到位情况。 5. 搞好跟踪服务 ： 在会务 保障 工作中， 要 把会后跟踪服务作为整个会务工作的主要内容之一进行安排，编入工作流程，明确职责分工。在落实参会领导和嘉宾名单时， 要 力求弄清每位领导及来宾在会议期间活动安排，提前征询参会人员是否需要预订车票、机票，提供车辆、续订房间等有关服务。需要后续服务的安排专人跟踪服务，确保会议服务不出现虎头蛇尾的现象。 三、会务保障服务模式 实行一站式服务模式： 1. 会前服务 ： （1） 会议宣传 ： 横幅、喷绘、易拉宝、彩旗、展板等制作。 （2） 会场布置 ： 横幅、喷绘等悬挂 ； 主席台布置及花卉摆放 ； 观众席座位区域划分 ， 宣传品摆放等。 （3） 设备调试 ： 按照主办单位的要求进行设备调试。 （4） 人员安排 ： 礼仪、服务、解说、接送等人员安排。 2. 会中服务 ： （1） 礼仪服务 ： 签到、接待、引导、宣传品发放等。 （2） 设备操作 ： 舞台机械设备操作、调音扩声、录音、 摄影、摄像等。 （3） 服务人员 ： 添加茶水、话筒摆放、传递、提供简单文具等。 （4） 突发情况 ： 部分工作人员后台待命 ， 以应对突发事件的发生。 3. 会后服务 ： （1） 礼仪、服务 ： 礼仪工作人员提供引导、接送服务 、 服务人员指引参加会议人员 （ 观众 ） 有序离场。 （2） 后期处理 ： 集体照拍摄、拷贝、洗印，会议照片拷贝、洗印 ； 图像资料整理刻录 ， 声音资料整理刻录等。 第二节 项目需求分析 一、项目概况 （注：以下内容根据项目实际情况填写） 1.项目名称： 2.采购单位： 3.项目地址： 4.服务时间： 5.服务内容： （1）XX单位XX间会议室各类会务保障。 （2）XX单位重要办公室的公务服务及会务服务工作，包含外来重要领导的临时会务保障。 二、具体服务需求 （一） 人员 基本 要求 1. 项目 经理 ：有担任会务服务管理主管工作岗位5年以上工作经历，知识面广，熟悉会务服务流程，专业技能熟练，有较强的组织领导能力和协调能力。 2. 会务服务人员：要求35周岁以下女性，高中及以上文化程度，身高160 厘米以上 ，懂得相关礼仪知识，形象良好，从事相关服务2年以上，保 守 会议机密，服务前需体检合格。 3. 会务工作 人员 中必须保证至少一人为中共党员。 （二） 会务服务管理要求 1.前期准备： （1） 做好各种准备，提前完成相关工作人员培训，具备在 采购 人需要时提供全面完整的服务。 （ 2 ） 无偿进行设备设施交接 以及 前期场地、设备熟悉等工作。 2.会务服务： （1）根据采购人需要提供在服务范围内重大活动、会议、节日等活动的会务服务，包括会议策划、预定、接待、会场布置、茶水服务、音响保障、搬运器材、搬动桌椅、空调控制、会中安全保障、会后清场保洁、各类活动需要的礼仪服务等工作。 （2）会前，根据会议、活动日程安排提前布置好会场。 （3）会议期间全过程值班提供会务服务及音响服务保障，续水时间控制在20分钟以内。 （4）会务服务过程中密切注意会场内的情况，观察参会者的动态，从客人的眼神或动作中领会客人的需求并及时询问上前解决。 （5）会务服务人员必须有较高的政治觉悟和保密意识，保守会议机密。会议期间若有重要事情要讨论不需要会务服务，服务人员应倒完水后退出会议室在外等候。 （6）会议结束后服务人员要立即将会议室所有的门打开，热情送客。客人离开会议室后要及时清理会场物品，打扫会场卫生，查看有无客人遗留物品，若发现遗留物品应及时通知客人或者交于会议主管人员联系帮忙转交。 （7）各个会议室配套的服务间、休息室等要保持干净整洁，会议结束后要及时打扫干净。 （8）重大会议期间，会议主管要到场监督会务服务情况，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对；如采购人有需要，供应商须自愿无偿额外增派会务服务人员以提供会务服务保障及协助会场卫生整理等工作。 （9）根据采购人各会议室情况，根据不同的功能定位和需求提供优质、规范的会务服务。会议主管人员要制定完备的会务服务工作细则及服务工作计划，报采购人备案后并严格执行，保证各项会议的正常进行。 （10）会务服务人员须具备熟练操作会议室内相关设备的基本能力。 3.重要办公室服务保障：重要办公室的会务服务保障，保证有至少有X个工作人员进入办公室提供服务，并须在机关工作人员上班前或下班后进入办公室服务。 4.档案管理：有较完善的会务服务管理档案制度，档案内容至少应包括： （1）会议预约登记记录、会务服务保障人员记录及数据统计。 （2）各会议室设备设施清册。 （3）设备管理档案。 （4）来访者登记资料档案。 （5）日常管理台账档案，包括安全卫生检查、物品领用记录等。 5.会场设施设备管理： （1）配合采购人定期做好设备检查工作。 （2）建立会议设备设施日常维护、检查机制，发现安全隐患及时上报采购人。 （3）工作人员人为损坏采购人办公设备、设施，供应商需要赔偿。 三、服务质量标准 1.常规会 务保障 ： （1） 完成会议室 、 办公场所各类会务服务保障工作。 （3） 会务服务人员仪容仪表良好，会务服务操作规范；熟练使用会场设备和掌握各类服务基本技能。对会议室、接待室等管理区域做好卫生监督。会前发现有环境卫生问题，应及时处理。会场布置满足会议需求，主席台、话筒、席位卡、茶杯（含矿泉水）、纸巾等摆放正确到位。音响、灯光、空调等调试、落实到位，满足会议使用要求。会中服务：引领参会人入座，倒茶水、续水，满足参会人临时增加的需求。会后服务：及时检查会场有无参会人遗留物，关闭设备；清洗、摆放、消毒用过的茶具；摆放下一个会议所需物品，关闭门窗、窗帘、灯、空调。 2. 重大会议活动服务保障 ： 完成相关重要会议、重要活动的会务服务保障任务。满足相关会议活动会务服务保障标准。 3. 公务服务保障 ： 完成所指定重要办公室的 会务 服务保障，包含及时做好当日服务保障、工作人员没 有 失职违规行为等。 4. 其他服务保障 ： 完成交办的其他服务保障任务，按时保质保量完成交办的保障任务即合格。 5.人员管理 ： 人员配置合理且满足项目相关要求。 第二章 项目整体服务设想 第一节 项目服务 理念 一、服务理念 我 公司自成立以来，一直秉承“ 顾客至上 ”的经营理念，通过 不断 创新，来满足我们所服务的客户的潜在需求，通过不断努力，使公司逐步走向规范化、流程化、科学化。 1. 我们的宗旨：热情服务、细致周到、持之以恒、精益求精 。 2. 我们的方针：一切为客户着想，努力为客户分忧 。 3. 我们的追求：用我们的诚心、专心，换取客户的放心 。 4. 我们的责任：贴心服务，让客户无后顾之忧。 二、管理理念 1 . 积极倡导“管理 和项目质量息息相关 ”的理念。因此，必须要对公司的基本状况、组织结构、经营理念、运作模式都有比较全面 透彻地了解 和认识，使公司全体员工 的 政策理论水平和管理技能都要有稳定而明显的提升。在不断提高 全体工作 人员素质的同时，创造条件、灵活运用、采取多种方式，在公司内部形成爱学习、敬岗位、讲团结、比成效的良好氛围。 2 . 尤其是 在 会务保障服务 项目 中 ，其必须依照有关法律、法规、政策及服务合同赋予的权力和责任行使职权和承担责任，实施对秩序的管理。没有管理 ，项目质量就无法得以保障， 项目人员的一举一动，一言一行，每时每刻无不代表着公司的形象，影响着公司的声誉。因此，我们必须明确，管理是手段， 工作质量 才是目的，通过有效的管理 ，保证本次工作的圆满完成。 三、 管理 原则 做好本项目的各项工作这不是一个简单的事情，所以就需要良好的管理，管理重在追求或取得成果。检验管理的一个原则是：是否达到了目标，是否完成了任务。当然这个原则并不是在所有情况下都适用，管理者应该把精力和注意力放在“行得通”的事情上。因此为了 更好地管理 本项目，我项目结合以往的 管理 经验对本项目的管理模式进行深刻的思考，制定了有效的管理原则： 1.把握整体：管理者之所以成为管理者，是因为他们眼观全局，着眼于整体，把整体发展视为己任。管理者应该理解自己的任务，不应从自己的职位出发，而应着眼于如何运用源于职位的知识、能力和经验来为整体效力。 2.专注要点：专注要点的关键在于专注少数真正重要的东西，许多管理者热衷于寻找所谓的“秘方”，其实这是一种冒险行为，倘若真的有什么“秘方”，那就是专注要点应该是最重要的。要具备专注要点的能力、技巧和纪律性，是效率高的典型表现。 3.利用优点：利用优点是指利用现有的优点，而不是那些需要重新建立和开发的优点。但现实中，很多管理者总是致力于与之相反的方面，即开发新的优点，而不是发挥现有的优点，如果这样，即使管理方法很有技巧，看上去也很科学，但造成的管理失误却是无法弥补的。 4.相互信任：在自己的部门或组织内部创造和谐、完美的工作氛围，是项目圆满完成的必要条件，有些管理者一板一眼地按照教科书上说的来做，但效果却不是很好。其实，只要管理者能够赢得周围其他人的信任，那么他所管理的部门或组织的工作气氛就会是和谐的。 5.正面思维：正面思维的关键在于运用正确的或创造性的方式思考，正面思维的原则能让管理者把注意力放在机会上。事实上，发现和抓住机会要比解决问题更重要，但这并不是说管理者可以忽视存在的问题。有效率的管理者能够清楚地看到问题和困难，并不加以回避，而是先去寻找可能的办法和机会。 第二节 项目服务保障 一、 沟通保障 本公司在项目服务过程中加强与采购方沟通，加强内部沟通，并指定专人及时与招标方沟通和联系，及时汇总沟通情况，内部严格执行 服务 工作计划，做好规划工作，确保按时按质完成项目服务目标 。 二、领导保障 在本项目的服务过程中，我们将督促相关部门选择责任意识强、领导水平高、经验丰富具有相关职称的管理人员，严格选择项目员工等，对该项目的进度进行统一协调和指挥，并对服务质量负责。同时，我们按照“精干高效、职责明确”的原则组件强有力的领导指挥团队，配合第一管理者做好质量管理及有关的其他各项工作。 三、 人员保障 1.数量保障 ：数量稳定的工作人员是确保项目达到预定的目标和质量的基本要求，我公司严格按照方案约定的人员配置要求招聘和调整工作人员，保障不缺岗、不缺员，建立一个奋发向上、态度认真负责的工作团队。 2.素质保障 ：人员的素质是确保项目质量的决定性因素之一，保障人员素质具体有以下三个措施： （1）从内部选拔部分素质过硬，业务能力强的人员作为项目服务的中坚力量。 （2）通过各种渠道招聘，择优选取素质较高，能力较强的人员补充到项目团队中来。 （3）加强素质教育与培训，让全体人员不断提高自己的综合素质，保证项目团队的凝聚力和工作能力。 3. 建立完善的岗位责任制度，时每位参与本项目工作的人员都明确自己的工作目标和责任，使工作有的放矢。 4. 加强工作纪律管理，在项目服务过程中如有违纪屡教不改者、工作不称职者将撤职并调离岗位，立即组织同等级员工 接受 服务工作，进行人员补充。 5.项 目开始前，项目部对参加项目的人员的资格进行审查，并填写相关记录 。 四 、 资金保障 我公司将编制好详细的资金使用计划，对资金的支付情况进行合理支配，一定要做到专项款额用到专项的项目上，保障绝不出现因为资金不到位影响服务质量的情况。 第三节 会务服务流程 一、会议接待服务流程 （一）目的 规范会议接待工作流程，切实把会议接待工作提高到一个崭新的服务水平。 （二）适用范围 适用于所有会议接待工作流程的控制与管理。 （三）工作职责 1.项目经理负责本工作流程的监督与落实执行情况。 2.客服负责本工作流程的具体实施与会议接待的全面管理工作。 3.会议接待服务员负责执行好本规程。 （四） 会议类型 1. 3A级：国家、省部级领导和客户要求的部门 。 2. 2A级：市级领导、来访的重要客户；外省、市级的参观团。 3. A级：同行业市级参观团、区级领导 。 （五）会议工作规程 1.准备工作： （1） 3A级：总经理或总经理指定人员提前24小时、6小时、3小时、1小时、30分钟分别与主要接待方负责人进行对接 。 （2） 2A级：项目部项目经理提前6小时、3小时、1小时、30分钟与主要接待方进行对接。 （3） A级：客服部负责人提前3小时、1小时与通知方进行对接。 2. 宣传准备 ： （1） 3A级：主要接待方提前与电视台联系，记者现场采访、摄像；公司安排专人进行拍照；提前准备横幅、指示牌；确定行程路线、欢迎鲜花形式。 （2） 2A级 ： 公司安排专人进行拍照；提前准备横幅、指示牌；用花盆、装饰花、绿色植物布置大厅等公共区域。 （3） A级：提前准备指示牌用花盆、装饰花、绿色植物布置大厅等公共区域。 3. 人员 准备： （1） 3A级： ①各级管理人员按分工做好秩序维护、水电保障、设备运行安全等工作 。 ②安排迎宾、引领、会议室服务、休息区服务和应急服务。 （2） 2A级 ： 安排专人负责会议服务、休息区服务 。 （3） A级：安排专人负责会议服务 。 4. 物料 准备： （1） 3A级：会议摆台用品：台布、A4纸、笔、矿泉水、茶水、果盘、接碟、抽取纸、果签、烟缸等。根据会议通知单要求准备用品。卫生间配备用品：洗手液、抽取纸。 （2） 2A级：会议摆台用品：台布、A4纸、笔、矿泉水、茶水、果盘、接碟、抽取纸、果签、烟缸等