培训会议定点酒店服务方案344页.docx

目录 1 、服务整体设想与策划 4 （ 1 ）项目概况 4 （ 2 ）会议服务整体设想 5 （ 3 ）项目重难点及应对措施 12 （ 4 ）关于项目管理的合理化建议 18 2 、项目管理机构及人员配置 20 （ 1 ）项目组织机构 20 （ 2 ）人员配置原则 22 （ 3 ）会务服务人员岗位职责 24 （ 4 ）员工培训 36 （ 5 ）员工管理 54 （ 6 ）员工工作守则 63 3 、服务便捷 69 4 、交通情况 70 3 、会务设备管理方案 72 （ 1 ）会议管理系统介绍 72 （ 2 ）会议设备介绍 141 （ 3 ）会务设备巡检方案 147 （ 3 ）会务设备维修维护 159 4 、会议服务方案 178 （ 1 ）会议服务总体要求 178 （ 2 ）会议服务管理方案 181 （ 3 ）会议服务管理制度 188 （ 4 ）会议服务人员岗位职责 190 （ 5 ）涉密会议保密管理方案 194 （ 6 ）会议服务规范 199 5 、会议秩序维护服务方案 208 （ 1 ）会议人员进出管理原则 208 （ 2 ）会议人员进出管理办法 208 （ 3 ）会议人员进出管理流程 209 6 、会议安保方案 213 （ 1 ）监控设备及消防设备实景照片 213 （ 2 ）安全保护整体服务方案 218 （ 3 ）会议安保管理制度 219 （ 4 ）会议安保人员管理制度 222 7 、餐饮情况 225 （ 1 ）餐厅实景照片 225 （ 3 ）会议餐安全保障管理 227 （ 4 ）会议餐就餐流程安排 235 （ 5 ）会议餐接待服务标准和流程 238 （ 6 ）疫情防控期间会议就餐管理 242 8 、会场卫生保洁方案 247 （ 1 ）会场整体管理需求 247 （ 2 ）会场保洁管理方案 250 （ 3 ）保洁服务标准和服务流程 256 （ 4 ）保洁服务保障 260 （ 5 ）保洁人员管理制度 262 9 、服务质量保障措施 264 （ 1 ）服务质量承诺 264 （ 2 ）质量保障措施 271 （ 3 ）质量保证的工作制度 286 （ 4 ）项目绩效考核办法 287 10 、应急预案 289 （ 1 ）会议服务应急预案 289 （ 2 ）火灾应急预案及现场处置方案 292 （ 3 ）食物中毒应急预案 298 （ 4 ）有毒气体中毒应急预案 306 （ 5 ）电梯困人应急预案 315 （ 6 ）突发停电应急处理预案 319 （ 7 ）触漏电事故应急预案 323 （ 8 ）滋事扰乱的应急预案 331 （ 9 ）地震预防安全疏散应急预案 335 11 、增值服务 343 1 、服务整体设想与策划 （ 1 ）项目概况 一、项目概况 湖北第二师范学院湖北第二师范学院中小学教师、校长培训（会议）定点酒店服务采购项目相关设备采购。 二、 服务 内容 1.房间内各项设施设备如彩电、空调、热水器、烧水壶、光纤等配套设备齐全，提供免费wifi，24小时供应热水，并保障各项设备正常运转。 2.房间墙面地板干净整洁、无异味，客房卫生清洁。 3.提供优质餐饮服务：中西餐厅及自助餐，餐费标准另行协商。 4.专人负责客户接待、咨询、投诉处理等，负责人的相关资料及联系方式。 5.其他服务： （1）全方面解决内宾住店期间的问题。 （2）提供全方面的安全保障服务，防疫期间做好严格消毒、体温检测、 扫码出入 等防控措施，免费为学员提供每人每天2只三层防护防尘过滤口罩。 （3）免费提供1间会务客房，1间会务资料室。 6.合同履行期限：服务期限为2023-2026年，初始合同期1年（合同签订之日起12个月）。本项目一次采购可执行三年，在合同期满前，经采购人对供应商在合同期内的服务进行考核，考核合格，可与供应商续签次年合同，最多续签两次，供应商 不 擅自更改合同价格。 （ 2 ）会议服务整体设想 一、目标 伴随 会务 管理专业化及 会务 服务 公司 需求多元化的发展趋势，会议服务需求逐渐增多。公司通过发挥自己的专业优势，深入挖掘会务服务需求，规范会务接待行为，统一会务服务标准，提高会务服务水平，为参会者创造良好的会议环境。 二、 基本原则 （一） 专业化 ： 会务服务应向规范化、标准化方向发展，以提高会务服务的质量。 （二）热 人性化 ： 会务 服务组织在提供相应的服务时，应以 “ 以人为本 ” 为出发点，为服务对象提供相应的特色服务和个性化服务。 （三） 信息化 ： 会务 服务组织应充分利用信息技术，提升会务服务的效率和质量 。 三、服务工作管理思路 围绕一个中心目标不动摇，抓住两个工作重点不放松，贯彻三种管理方法为保障，坚持四项服务原则创品牌。 （一）围绕一个中心目标不动摇 一个中心目标，即以采购方作为我们所有服务工作围绕的中心目标。我们将紧紧围绕这个中心目标不动摇，全心全意，全力以赴，以采购方和会议参会者的满意为我们各项工作的最大目标和出发点，满腔热忱地做好各类会议的管理与服务工作。 （二）抓住两个工作重点不放松 两个工作重点，即以加强员工队伍建设和完善内部管理作为管理 工作的两个重点。我们将一手抓会议服务员工的职业道德教育和服务技能培训，保持员工队伍尤其是骨干员工的稳定，不断提高员工队伍的整体素质，确保员工服务水平的优质和稳定。 我们将另一手抓内部管理的标准化、流程化、制度化建设，同等服务标准，同等服务质量，确保会务团队服务质量和服务水平的不断稳步提高。 （三）贯彻三种管理方法 为保障三种管理方法，即在内部管理和项目管理的实际工作中贯彻执行规范化管理方法、人性化管理方法、亲情化管理方法。 我公司的管理人员和骨干员工在各级领导的率先垂范下，能够在限定时间内到达指定区域开展工作，并且能够保持连续作战。我们在所有项目对基层员工均实施半军事化的规范化管理，以严格的制度要求和确保全体员工召之即来、来之能战。我们将在本公司的管理实践中，坚持这种内部管理方法，以保障对采购方和会议参与者服务响应的及时性。 我们的干部在各项实际工作的安排上将充分考虑人性化管理，尊重员工的个性、长处，因岗设人，注意倾听员工对工作的意见和建议，我们将定期开展内部员工满意度调查，调查结果将作为我们改进内部管理，提高项目服务水平的依据之一。我们将使员工充分感受到XX会议服务公司对待员工的公平和平等，我们将尽可能使每一名员工怀着一种良好的心态投入到会议服务工作中，从而保证高品质的会议服务。 在人性化管理的基础上我们进一步对员工实施亲情化管理。我们视员工为家人，在日常的工作安排中，我们将注重与员工的平等沟通 和交流，开展各种各样的主题活动，让员工充分感受到尊重与关怀，确保员工队伍的稳定性，从而确保项目高水平会议服务工作的稳定性和持续性。 （四）坚持四项服务原则 创品牌四项服务原则为：亲情化、标准化、专业化、精细化。 亲情化服务：我们将教育员工把所服务的项目当作自己的家，把采购方和会议参与者当作自己的家人，始终笑脸相迎，尽心服务，将自己的快乐愉悦心情传送给每一个服务对象，使员工的美好而可亲的形象存留在每一个服务对象的心中。 标准化服务：我们的每一项服务工作都要做到有标准，有操作规范，上岗前有培训，工作有记录，检查有标准和检查制度，有整改措施和整改记录，有考核，杜绝随意性。大到各项服务的操作流程，小到工具的使用方法和服务的具体时间，我们都将有严格、操作性强的要求。我们通过在所管项目的长期服务，已经积累了丰富的规范化服务经验，我们将继续在会议的管理和服务中运用这些经验。我们将使任何一个会议参与者感受到本项目有一支训练有素的会议服务队伍。 专业化服务：本会议服务内容全面，专业化水平要求较高。XX会议服务公司在会议服务的专业化分工方面，有一套较为成熟的办法。我们将依据服务的不同类别，配置各有所长的员工，并进行有针对性的培训，提出不同的要求，满足不同服务项目的不同要求，体现出专业化的特色和水平，从而更好地保证本项目会议服务的高水平。 精细化服务：我们力求通过严格的规范化和专业化管理，为本项目打造一支职业化的会议服务队伍。我们不仅要求管理人员和骨干员工职业化，也要求基层操作员工职业化，注重每一个服务细节。我们 要求员工养成良好的职业素养，充分发挥工作中的主观能动性，及时发现和扫除工作中的盲点，力求精益求精。员工在服务中的言行举止符合职业要求，养成良好的职业工作习惯和生活习惯。 四、总体服务设想 根据我们长期为各大会议提供服务的经验，结合本项目的特点，并为了符合和满足招标方的意图和需求，我们的总体服务设想为：一手抓会议管理和服务，一手 抓健康和谐文化 建设，做到服务主线清晰化、服务手段科技化、服务过程环保化、服务内容人性化、服务响应快捷化、服务效果和谐化。 （一）服务主线清晰化 以“营造优美公共环境，创建优质会议服务品牌”为工作主线。 （二）服务手段科技化 使用会议视频管理系统、办公自动化系统（0A）、会议管理服务网站系统，提高服务效率与质量。 （三）服务过程环保化 在服务过程中，通过配备环保型服务工具、使用环保型材料、导入ISO14001环境管理体系，使服务过程环保化。 （四）服务内容人性化 导入“贴心式”服务理念，提供“贴心式”的公共环境服务，满足会议参与者多方面个性化的服务需求。 （五）服务响应快捷化 通过设立24小时服务热线，规范日常运作流程，配备现代化服务工具，实现服务响应快捷化。 （六）服务效果和谐化 通过做好会议环境管理服务，确保客户与会议场地的和谐；通过开展各项文化建设，促进项目干部职工之间的和谐；通过做好会议管理服务工作，促进我公司与每一位会议参与者之间的和谐。 五、总体管理方式 针对本公司服务行业的特性，我们的管理方式从总体上可概括为“导入三个管理体系，运用三种管理手段，建立三种运行机制”。 （一）导入三个管理体系 我司是IS09001质量体系和ISO14001环境管理体系认证公司。公司品质管理部设有专职质量体系和环境体系管理员，结合公司的质量手册和环境管理手册，编制本公司的《质量管理计划》和《环境管理计划》，将公司管理的各项活动纳入质量管理体系和环境管理体系中。 根据采购人和会议参与者的需求，我们还将导入CS顾客满意战略管理体系，从客户满意的角度来分析、设计和改进我们服务行为、服务流程，加强理念满意（MS）、行为满意（BS）、视觉满意（VS）、服务满意（SS）、环境满意（ES）各子系统的建设，切实提高客户的满意率。 （二）采用三种管理手段 1.制度手段 在本公司的内部管理方面，我们将坚持“以制治企”的管理理念，制定《员工业绩考核办法》等内部管理制度，使内部管理制度化、科学化、规范化，促使员工高标准、主动地完成工作。 在对外服务工作的标准、流程等方面，我们将制定科学性、实用性强的制度，以制度规范员工的服务行为，确保服务质量的优质与高 效。 2.文化手段 我公司是有一个有着优秀企业文化的企业，我们将通过企业理念宣讲、举办文化活动等方式，把企业文化理念深入到为会议提供服务的每个员工的心中，用高尚的企业文化引导人、塑造人、凝聚人，营造团结和谐的员工团队，提高员工以企业为荣、以科技中心为家的意识，进而提高队伍的整体战斗力。 同时，我们将立足采购方文化服务需求，单独或配合甲方行政后勤服务部门开展节日文化、环境文化、精神文化建设工作，致力于我们管理服务活动的每个环节充满文化气息。 3.科技手段 我们将在会议服务的管理活动中采用科技手段，运用计算机管理、OA办公等技术，实施科技性服务管理，以科技促进管理服务水平的提高和管理目标的实现。 我们将设计会议服务信息网页，及时向采购方提供会议管理服务相关信息，使我们的管理透明化。此外， 本针对 每次会议、会根据客户服务需求进行统计分析、对会议过程中可能产生的问题进行预测并提出解决方案，充分运用电脑等现代化设备，以提高管理效率与服务水平。如为加强会议过程中的秩序维护值班巡逻管理，我们将启用保安电子巡更系统，使巡逻按时定点打卡，有力保障安全。 （三）建立三种运行机制 1.自我约束机制 PDCA循环，即计划（Plan）、实施（Do）、检查（Check）、处理（Action）， 一个阶段一个阶段 进行，抓住关键，循环往复，步步提 高。 2.服务跟踪回访机制 公司品质部将每次会议结束后会进行一次客户满意度调查，调查内容包括采购方以及用户对服务中心秩序维护、保洁、绿化等各项服务的具体评价，以及对服务改进的具体建议。客户满意度调查的各个专项服务的得分，将作为考核服务中心业绩的重要依据，直接与服务中心人员的工资、奖金挂钩，从而达到约束每个工作人员行为的效果。年底的客户满意度调查总结果还将作为项目经理的年度业绩考评的重要依据。 3.建立监督机制 本公司服务中心的接受甲方主管部门、各客户公司的总体监督管理。广大客户和会议参与者皆可对会务管理服务的监督。主要通过日常的服务派工 单意见 签署、客户满意度调查表的填写、向所在服务中心办公室投诉等方式来进行。 （ 3 ）项目重难点及应对措施 一、会务工作中的重点 目前，各个行业中，会议会务是经常都能见到的事情，就算这样，想让每场会议都能顺利来进行的话，会务服务人员的工作是很重要的。 （一）会前的接待工作 对于服务人员需要知道会议的类型，对于参加会议的人员需有一个基本的了解，尤其对基本情况的了解。唯有如此，才能把会议接待工作给做好，以满足企业对会议的各个需求。 （二）签到工作 会议服务中会前签到作用它可是会务服务中，很重要的一环，对这项工作，根本就不是单纯的统计一下人数就行，实际上是需要依据签到情况，好来安排人员的住宿问题。 （三）会场布置注意事项 一般的有会务服务完成的会议服务，都是比较大型的会议活动，对于这样的会议活动场所的布置，首先要有通向会场的路标，人员比较充足的情况下，可以有专人引领，如果能够做到导引的服务，就说明是一次非常正规的大型的会议了。有的会议在会议现场还要对出席的人数做好统计，因此上这时候有时还需要进行签到，但是这时候签到的地点一定要比较明显。 （四）会场资料的准备 对于正规的会场，会务服务人员首先要准备好相关的会议的资料，而对于笔记本和比这样的物品，也是现如今会场必备的东西，而且这样的物品要及时的发放到参会者的手中。 二、会务工作中的难点 （一）会议工作的专业性强 会议服务是非常专业的工作，要求会议服务工作人员拥有丰富的会议活动承办经验，更主要的还需要有沟通和服务意识。会议服务的工作重点侧重于沟通和服务、会议资源整合、会议危机管理上，首先沟通和服务，这一点是所有活动的基础，对于会议服务工作来说可能要求会更高些，并且这种沟通和服务不仅仅只面对客户，有时还需要面对会议的第三方，例如场地方、餐饮方等。 会议服务人员必须与客户进行充分沟通，了解客户需求和意愿，以客户的需求为导向去策划和组织会议活动，同时需要与会议的第三方进行充分沟通，让会议的第三方提供的会议资源满足于客户的需求，如有违背客户意愿的，能够提前预见并且与客户沟通。 第二点是会议资源的整合，会议所涉及的资源有很多，会议场地、餐饮、住宿、交通车辆等等，作为优秀的会议服务公司必须对于有丰富的资源并且能够进行有效整合而为之所用，有时候第三方会议资源的整合和沟通会与会议或会议主办方的要求不一致，这时候就需要会议服务公司进行专业的沟通和协调处理，总之会议服务公司必须能充分利用优势资源而为会议所用，这也是会议工作中的重点和难点之一。 第三点是会议危机管理上，这一点跟所有的公关活动情况是一致的，公关活动中的危机管理尤其重点，因为会议服务公司所承办的会议很有可能是有一大批重磅级领导、媒体嘉宾等朋友，所有的环节都必须确保能够顺利完成。 （二）会议服务突发事件 一次成功的会议需要周密的策划和精心的准备，以及优质的服务。但是，无论会务人员多么精心的为会议做前期策划和准备工作，意外 还是很有可能会发生。这就要求会议服务者有强烈的应对突发事件的意识和处理突发事件的能力。如何处理突发事件，制定好应急预案，做好应对各 类状况 发生的准备是会议服务中的难点。 三、会务工作重难点的应对措施 （一）提前谋划，精心制定会议方案 会议方案是会议组织安排的总纲，制定会议方案应当注意以下几个方面。 一是周密细致、程序规范。会议方案要紧紧围绕大会总体的工作目标任务，明确会议日程安排及各项议程之间内在的逻辑关系，合理安排会议议程，使各 场次会议 能顺利衔接，避免出现死角和盲区。方案一般应包括会议名称、时间地点、出席人员、会议任务、议程、工作组设置及文件起草工作、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作等内容。 二是加强沟通，统筹协调。一方面，要加强对上的沟通请示工作。大型会议规格高、影响大、议题重要，中央机关举行的大型会议一般还邀请中央领导同志出席会议，具有重要的政治意义。为使会议效果达到有关要求，在组织筹备会议的过程中，必须加强与本公司领导和上级领导的沟通请示工作。另一方面，要加强横向的沟通衔接工作。大型会议的顺利开展，是会务组织部门与文件起草、组织人事、宣传报道、后勤服务、安全保卫等部门密切配合、相互协作的结果，因此在会议筹备期间，必须加强与上述部门的横向沟通衔接工作，合理调整工作进度，加强配合，共同推进筹备工作全面有序进行。 三是细化分工、倒排工序。要逐项细化分解任务、确定职责分工，使各部门明确会议每个阶段、每个环节的职责和分工，避免出现推诿 扯皮的现象。要采取倒排工序方式对承担的工作任务进行合理安排，进一步细化方案的工作分工、时间节点，夯实岗位职责，使各公司能依据倒排时间表，认真对照检查，确保按时完成，实现无缝对接。 （二）把握细节，认真做好会前演练 一是对会议细节进行逐项演练。会前要对每场大会的每项任务和分工进行逐项推演，对可能出现的情况和问题提早研究解决办法，在此基础上制定详细的分工明细表，使每个人都清楚自己的任务，并了解其他人的任务，确保工作没有漏洞、任务没有漏项、人员没有漏位。 二是在会场住地进行实地演练。随着会期临近，会务组织者应深入会场、住地，根据大会日程一项项地对会务细节进行实地演练，按照“提前一天”“提前两个小时”“提前一个小时”的标准做好会议场地布置工作，即每一个会场提前一天布置完毕，每一项活动提前一天部署到位；会务工作者提前两个小时到达会场，一切准备工作提前两个小时就绪；全体会议时组织会议代表和列席人员提前一个小时入场。 三是临近会议前的重点环节演练。牵牛要牵牛鼻子，筹备大型会议也要善于抓住其中的重点关节，如果大会的重点环节出现瑕疵，整个大会的效果就会大打折扣，甚至出现无法挽回的不良影响。对待重点环节，要加强会前演练，做到思想上高度重视、精力上重点倾斜、细节上重点考虑，确保万无一失。 （三）热情周到，搞好会议期间的组织服务 会议期间的服务可分为会场内服务和会场外服务，涉及会议报到、食宿安排、医疗服务、车辆安排、材料分发、引导入座、会议记录、录音摄像等诸多环节。只有热情周到地做好服务工作，才能使场内外各个环节有机衔接。 一是加强值班畅通运行机制。会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息，协调处理会议期间各项工作和突发事件，落实领导交办的事项等。在大型会议中，大会总值班室一般为各住地会务服务工作的总协调部，各住地会务值班室为本住地发文、生活、安全以及与会议代表联络的联系机构，通过建立会议值班制度，畅通大会筹备机构、住地会务服务机构、会议代表之间的沟通联系，便于上传下达、沟通联系和紧急事项的处理，使会议代表得到更加优质高效的服务。 二是紧盯细节把握会场节奏。会议期间会务工作者要 紧绷着 一根弦，紧盯住各种细节。比如，要与音响师、播音员做好对接工作，准备一套会议主持词交给音响师和播音员，以方便其把握议程安排；会议开始前要安排专人到会场清点人数，会前五分钟及时提醒尚未到会场的参会人员；会中检查会议室的音响、灯光、室温、通风、通信屏蔽等情况，根据实际情况进行调整；维护会场秩序，防止无关人员进入会场，提醒与会人员关闭手机等。 （四）善始善终，合理安排会后有关工作 一次成功的会议，不仅要有充分的会前准备，周到的会中服务，而且要做到善始善终，超前谋划、合理安排会后有关工作。 一是统筹做好会后服务。要注重统筹衔接，提前拟定大会闭幕 后系列 后续会议和活动的组织实施方案，做好组织协调工作。 二是全面做好会后总结。及时总结会务工作中的经验和教训，对已有的会务工作流程、工作规则等进行修改和完善，使之更加适应新时期会务工作的需要。要注意收集会议代表对会务工作的意见和建议，认真采纳其中的合理部分，促进办会能力不断提高。 三是及时整理会议资料。要牢固树立档案意识，在会前、会中、 会后都安排专人收集整理会议方案、会议通知、会议须知、发言材料、会议记录、音像资料等会议档案资料，按类别整理 成资料 汇编，为今后办会提供工作参考。 （ 4 ）关于项目管理的合理化建议 （一）项目人员明确自身的工作职责，做好自身职责内工作。责任追究到个人，不允许推脱。 （二）建议项目管理不讲关系、不轻易听信谣言、不轻易听信他人打小报告，不建议营造这种氛围，要用时间来审视这些谣言、报告是否真实，不然会让项目基层人员人心摇荡不稳；这些谣言、小报告很可能会让真正做事的人心寒。 （三）提倡能者多劳，多劳多得；多干事、多承担、多收入。 （四）项目管理尽量人性化，在不违反既有原则下为基层职工的生活多考虑；严格要求是必要的，但是也要考虑大部分项目基层职工的需求，这部分人中的大部分是真正做事、以及项目各项工作的具体落实人。 （五）项目要要求他们尽最大努力把事情做好； （六）项目尽量要去关怀他们，不要轻易去否定他们，毕竟这些人还很年轻，将来还有很长的路要走。 （七）个人很尊重果断、有思想内涵、有担当的领导者，我们上面很多领导都是太极手。我个人提倡我们这些年轻人工作认真、果断、有效率、有想法、持怀疑态度去认真对待各个数据、对待各项问题 。但是可能会发生一些错误（低级错误是不允许），一出问题就有一些人会马上跳出来指责 你，所说的话一点责任也不担当，有些甚至不管不问怎么处理问题，而是把问题一味扩大化，这固然导致很多项目基层工作人员也学着打太极，慢慢怕做事，怕做决定，怕承担责任，什么事都推脱，没有想法、没有鲜明观点。 （六）领导都喜欢“小绵羊”，忠诚、单一。但是项目也要有不 一样的“小羚羊”，能做事、不推卸；项目领导 管理这些人，让其 融恰 ，而不是把某些人想成极端化， 或是很 武断的把他人定性，毕竟人生很长远，还需要时间磨练 。 （七）领导者固然需要“心腹”，但是“心腹”是能做事，做好事，树立榜样的人，而不是溜须拍马、投人所好、利用小报告来迎合领导的人。“心腹”即是和领导人一起各项观点从项目整体利益出发和项目捆绑在一起，同座一条船，即使是明知要沉，也要战斗，不是利益驱使，而是责任担当 、同心所向。 （八）项目部 室虽然 缺一不可，人员很多，但能做事的少，建议下一步对技能这些不足的人在高压强度下训练、培养，既要保护、又要督促、施压、鞭策 。 （九）努力培养技术人员对工作较真的精神、认真的态度、勇于探索、勇于研究、勇于创新的积极性。 2 、 项目管理机构及人员配置 （ 1 ）项目组织机构 针对湖北第二师范学院中小学教师、校长培训（会议）定点酒店服务采购项目我公司专门设立会务服务机构。为会议服务的专门机构将在会场附近设立会议会务运营管理中心，管理中心实行公司领导下的项目总经理负责制，项目总经理对会议会务管理工作负责。下设设备工程服务组、会务服务组、安防保护组、后勤保障组，四个职能部门，分别负责从会议工程服务、会议秩序、会议安全、会议内部环境、会议外部车辆停放、财务、后勤等方面提供优质服务。具体组织机构图如下： 一、会务组 会务组是对会议活动具体实施组织、协调各项事务的综合性部门。 会务组主要协助会议领导确定会议议程、与会人员、会场和会期；发出会议通知；协同有关部门准备会议所用文件、证件及会议用品： 安排会议的日程；对参加会议人员进行编组；安排主席台人员座次和布置会场；会议签到；会议文件的分发；会议值班和会议联络；会议决定事项的传达与催办；会议文书的立卷归档。 二、后勤保障组 后勤保障组为需安排住宿的会议特设的工作机构。后勤保障组的职责是负责会议的生活服务。例如负责接待，安排与会人员的住宿，安排会议膳食，保证会议用车，负责会议的医疗保健，负责会议人员生活用品的发放，负责会议的财务管理。 三、安防保护组 安防保护是对特定的会议实施安全警卫的工作机构。会议是否设立安保组，这要视会议的内容和参加会议的人员等项情况而定。 其工作分为两部分；一是会议内部的安全保卫；二是会议外部的治安保卫。 作为内部的安全保卫，在会议召开之前首先要对会议的会场、与会人员的住地及周围的环境情况进行必要的检查摸底，熟悉基本的情况，及早发现和排除可能出现的隐患。在会议进行过程中，协同会议的有关工作机构，对参加会议的重要领导的人身安全、会议饮食安全、集会安全、娱乐安全、用电安全、防火安全、财务安全和与会人员的 个 人财物安全提供必要的保证，制定出相应的安全保卫措施。此外，对需要保密的会议文件、资料、图表、仪器、设备等，运用必要的保卫手段，予以严格控制，杜绝任何失密泄密事件的发生。 会议外部的治安保卫，主要是对会议